Yekun arxivdə şirkətin fəaliyyəti, ləğvi və rəsmi olaraq fəaliyyətinə xitam verilməsi barədə məlumat əldə etmək üçün lazım olan bütün sənədlər olmalıdır. Bunlara, xüsusilə, korporativ sənədlər, mühasibat kitabları, illik və ləğvetmə ilə bağlı maliyyə hesabatları, vergi bəyannamələri, hesab-fakturalar, müqavilələr və ödəniş sənədləri daxildir. Kreditorların tələbləri, audit qərarları, aktivlərin satışı, səhmdarlara bölgülər və reyestr sənədləri də tam şəkildə saxlanmalıdır. Hər sənəd növü üçün tətbiq olunan qanuni və ya müqavilə üzrə saxlama müddəti ayrıca müəyyən edilməlidir. Müxtəlif müddətlər əvəzinə bütün sənədlər üçün vahid silinmə tarixi müəyyən etmək olmaz. Rəqəmsal sənədlər saxlama müddəti ərzində tam və oxunaqlı qalmalı, həmçinin aşkar edilməyən dəyişikliklərdən qorunmalıdır. İlkin fayllar, imzalar, əlavələr və əlaqəli mühasibat məlumatları kontekst daxilində birlikdə saxlanmalıdır. Kağız sənədlər üçün təhlükəsiz arxiv yeri və aydın təsnifat strukturu müəyyən edilməlidir. Məsul şəxsin sənədlərin siyahısı, habelə müəyyən edilmiş giriş və axtarış prosedurları olmalıdır. Sənədlər yalnız müvafiq müddət bitdikdən və davam edən icraatlar və ya mümkün tələblər nəzərə alındıqdan sonra sistemli qaydada məhv edilə bilər.
Gürcüstanda şirkət ləğv edildikdən sonra sənədlərin saxlanması
Gürcüstanda şirkətin reyestrdən çıxarılması mühasibat kitablarını, vergi sənədlərini və ləğvetmə fayllarını saxlamaq öhdəliyinə avtomatik olaraq son qoymur. Buna görə də şirkət reyestrdən çıxarılmazdan əvvəl məsul şəxs, arxiv yeri, tətbiq olunan saxlama müddətləri və şirkət sənədlərinə etibarlı çıxış imkanı müəyyən edilməlidir.
VivAVia can make mistakes. Check important information.