Kapanış arşivi, şirketin faaliyetlerinin, tasfiyesinin ve resmî olarak sona erdirilmesinin anlaşılması için gereken tüm kayıtları içermelidir. Bunlara özellikle şirket kayıtları, muhasebe defterleri, yıllık ve tasfiye finansal tabloları, vergi beyannameleri, faturalar, sözleşmeler ve ödeme kayıtları dahildir. Alacaklı talepleri, denetim kararları, varlık satışları, hissedarlara yapılan dağıtımlar ve sicil belgeleri de eksiksiz olarak saklanmalıdır. Geçerli yasal veya sözleşmeye dayalı saklama süresi her belge türü için ayrı ayrı belirlenmelidir. Farklı süreler, tüm belgeler için geçerli tek bir silme tarihiyle değiştirilmemelidir. Dijital kayıtlar, saklama süresi boyunca eksiksiz ve okunaklı kalmalı, fark edilmeden değiştirilmeye karşı korunmalıdır. Orijinal dosyalar, imzalar, ekler ve ilgili muhasebe verileri bağlamları korunarak birlikte saklanmalıdır. Basılı kayıtlar için güvenli bir arşiv yeri ve açık bir dosyalama düzeni oluşturulmalıdır. Sorumlu kişinin kayıtların envanterine ve belirlenmiş erişim ve bulma prosedürlerine ihtiyacı vardır. Kayıtlar ancak ilgili süre dolduktan ve devam eden işlemler ya da olası talepler göz önünde bulundurulduktan sonra sistematik olarak imha edilebilir.
Gürcistan'da Şirket Tasfiyesinden Sonra Belgelerin Saklanması
Gürcistan'da bir şirketin sicilden silinmesi, muhasebe defterlerini, vergi kayıtlarını ve tasfiye dosyalarını saklama yükümlülüğünü kendiliğinden sona erdirmez. Bu nedenle şirket sicilden silinmeden önce sorumlu bir kişi, arşiv yeri, geçerli saklama süreleri ve şirket belgelerine güvenilir erişim belirlenmelidir.
VivAVia can make mistakes. Check important information.