ელფოსტით, პორტალების მეშვეობით და ფოსტით მიღებული მომწოდებლის დოკუმენტები ერთ ცენტრალურ ადგილას უნდა შეგროვდეს. თითოეულ შემოსულ დოკუმენტს დაუყოვნებლივ უნდა მიენიჭოს მიღების თარიღი, უნიკალური იდენტიფიკატორი და დამუშავებაზე პასუხისმგებელი პირი. პირველი მოსამზადებელი შესყიდვაც კი თავიდანვე ცალკე უნდა აღირიცხოს, როგორც დაფუძნებამდე გაწეული შესაძლო ხარჯი. ინვოისის მიმღები, ბიზნესმიზანი, გადახდის მეთოდი და შემდგომი გამოყენება ნათლად უნდა აჩვენებდეს, ხარჯი პირადად დამფუძნებელს ეკუთვნის თუ ახლად შექმნილ ბიზნესს. ციფრული დოკუმენტები აღრიცხვის მონაცემებს სრულად და მუდმივად წაკითხვადი ფორმით უნდა უკავშირდებოდეს. მიღებული ორიგინალი ფაილი უცვლელად უნდა შეინახოთ, ხოლო დამატებითი სამუშაო ასლები შეიძლება გამოიყენოთ სანახავად, მოსაძებნად ან მონაცემების გასაცვლელად. აღრიცხვასა და გადახდამდე შეამოწმეთ დოკუმენტის სისრულე, არითმეტიკული სიზუსტე, ბიზნესმიზანი და საგადასახადო მოპყრობა. დოკუმენტის მონაცემები შეადარეთ ხელშეკრულებას, შეკვეთას, მიღებულ მომსახურებასა და გადახდის პირობებს. არქივში ორიგინალი დოკუმენტები, აღრიცხვის მონაცემები და დამატებითი მტკიცებულებები სრულად, წაკითხვადად და უცვლელად უნდა შეინახოთ. უნიკალური იდენტიფიკატორი თითოეულ დოკუმენტს ბიზნესოპერაციასთან, აღრიცხვის ჩანაწერთან და შესაბამისი შენახვის ვადასთან აკავშირებს.
საქართველოში ბიზნესის დაწყებამდე დოკუმენტაციის აღრიცხვის სისტემის შექმნა
საქართველოში ბიზნესის დოკუმენტაციის აღრიცხვის სისტემა აკონტროლებს მიღებულ ინვოისებსა და ბიზნესის დაფუძნების დოკუმენტებს მათი მიღებიდან და შემოწმებიდან აღრიცხვამდე და დაარქივებამდე. დოკუმენტების მიღების ცენტრალიზებული არხები, უნიკალური იდენტიფიკატორები და უცვლელი ორიგინალი ფაილები ყველა ბიზნესოპერაციას მუდმივად მიკვლევადს ხდის.
VivAVia can make mistakes. Check important information.