Délégation, supervision et conformité dans la gouvernance d’entreprise en Géorgie

Il faut d’abord déterminer quelles décisions peuvent être prises respectivement par les actionnaires, les administrateurs, les dirigeants et les employés. Une matrice des pouvoirs peut fixer des seuils et les approbations requises pour les contrats, les paiements, les embauches, les déclarations fiscales, les achats et l’accès aux données. Les délégations et les procurations doivent préciser clairement le bénéficiaire, l’étendue des pouvoirs, la date de début, la date de fin et toute sous-délégation autorisée. Les informations du registre, les mandats bancaires, les accès électroniques et les responsabilités internes doivent être cohérents entre eux. Le transfert d’une tâche ne supprime pas automatiquement les obligations de contrôle et de supervision de la direction de l’entreprise. Dans la mesure du possible, les opérations à haut risque ne devraient pas être entièrement initiées, approuvées, exécutées et enregistrées par une seule personne. Pour les paiements, il est utile de séparer les rôles liés à la commande, à la confirmation de la réception des biens ou des services, à l’approbation et à l’enregistrement. Les contrats conclus avec des actionnaires, des dirigeants ou des parties liées nécessitent des conditions et des responsabilités documentées, ainsi qu’un examen des conflits d’intérêts potentiels. Un calendrier de conformité permet de suivre les échéances fiscales, liées au registre, aux licences, aux déclarations, aux contrats et à la conservation des documents ; une personne responsable et un remplaçant doivent être désignés pour chacune. Les instructions de travail doivent décrire la manière de traiter les pièces justificatives, les données des clients, les réclamations, les approbations et les communications des autorités. Les écarts, les défaillances des contrôles et les violations potentielles doivent pouvoir être signalés par un canal confidentiel, faire l’objet d’un examen documenté et donner lieu à des mesures correctives appropriées. Les droits d’accès aux systèmes doivent être régulièrement vérifiés au regard du rôle et du statut professionnel de chaque personne, puis rapidement ajustés en cas de changement de fonction ou de fin d’emploi. La direction doit examiner régulièrement les risques en suspens, les obligations échues, les paiements inhabituels et les actions inachevées. L’étendue et le niveau de détail des contrôles doivent tenir compte de la forme juridique, de la taille, des activités, de la réglementation et des risques réels de l’entreprise.