Für Rechnungen und andere visuelle Dokumente eignen sich Formate, die Inhalt, Seitenfolge und Darstellung zuverlässig erhalten. Strukturierte Rechnungs- oder Exportdaten können zusätzlich gespeichert werden, ersetzen aber nicht automatisch den maßgeblichen Originalbeleg. Papierbelege werden vollständig, gerade und in ausreichender Auflösung digitalisiert; Rückseiten und Anlagen gehören zur selben Belegfolge. Eine Texterkennung erleichtert die Suche, darf den sichtbaren Originalinhalt jedoch nicht überschreiben. Dateiname und Metadaten enthalten mindestens eindeutige Belegkennung, Datum, Aussteller oder Empfänger und Belegart. Die Datei wird mit Vertrag, Bestellung, Zahlungsnachweis, Steuerdaten, Kostenstelle und Buchung verknüpft. Änderungen, Korrekturen und neue Versionen werden getrennt gespeichert und über ein Änderungsprotokoll aufeinander bezogen. Die elektronische Belegablage benötigt Rollenrechte, regelmäßige Sicherungen und einen getesteten Wiederherstellungsweg. Ein Datenexport sollte Belegdateien und Metadaten in offenen, lesbaren Formaten bereitstellen, damit ein Anbieterwechsel die Nachvollziehbarkeit nicht unterbricht. Elektronische Rechnungslegungs- und Finanzberichtsdokumente werden grundsätzlich sechs Jahre nach Ende der Berichtsperiode aufbewahrt, sofern keine längere Spezialfrist gilt.
Auswahl digitaler Belegformate vor einer Unternehmensgründung in Georgien
Digitale Belege eines Unternehmens in Georgien sollten vollständig, dauerhaft lesbar und eindeutig mit ihren Buchungsdaten verknüpft sein. Das Belegsystem bewahrt die empfangene Originaldatei unverändert auf und verwendet für Anzeige, Suche oder Datenaustausch bei Bedarf zusätzliche Arbeitskopien.
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