Steuern in Malawi

Malawi verwendet hauptsächlich ein quellenbasiertes Steuersystem: Einkommen, das in Malawi entsteht oder nach dem Gesetz dort als entstanden gilt, kann steuerpflichtig sein. Die MRA verwaltet inländische Steuern über ihre Domestic Taxes Division und Zollangelegenheiten über ihre Customs Division. Das Taxation Act, VAT Act, Customs and Excise Act und Tax Administration Act 2021 bilden den wesentlichen Rechtsrahmen. Das Tax Administration Act gilt seit dem 21. März 2025; das Revenue Appeals Tribunal ist seit dem 1. April 2025 tätig. Unternehmen, Einzelpersonen und Organisationen, die unter die Registrierungsvorschriften fallen, benötigen eine Taxpayer Identification Number (TIN). Die Registrierung ist kostenlos und kann über Msonkho Online oder ein MRA-Büro erfolgen. Dafür können Ausweispapiere, Know-your-Customer-Angaben und Unternehmensregistrierungsunterlagen erforderlich sein. Die MRA unterhält mehr als 30 Dienststellen. Msonkho Online unterstützt Registrierung, Steuererklärungen und Zahlungen; die technische Verfügbarkeit kann jedoch variieren. Der örtliche Zugang ist formal eingerichtet; Steuerpflichtige sollten Nachweise über Einreichungen und Zahlungen aufbewahren. Einkommen aus Beschäftigung wird häufig über Pay As You Earn (PAYE) eingezogen. Dabei behält der Arbeitgeber die Steuer vom monatlichen Arbeitseinkommen ein. Ab dem 30. Dezember 2025 gelten folgende monatliche Bruttoeinkommensstufen: 0 % bis MK170.000, 30 % über MK170.000 bis MK1.570.000, 35 % über MK1.570.000 bis MK10.000.000 und 40 % über MK10.000.000. Der Arbeitgeber behält PAYE üblicherweise ein und reicht Zahlung und Erklärung bis zum 14. Tag des Folgemonats ein. Ein Arbeitgeber, der die Steuer nicht einbehält, kann zusätzlich zu gesetzlichen Strafen persönlich haftbar werden. Quellensteuer, beziehungsweise WHT, wird an der Quelle bei bestimmten Zahlungen erhoben. Typische Sätze sind 20 % auf Lizenzgebühren, 15 % auf Mieten, 10 % auf Gebühren, 20 % auf Dienstleistungen und Provisionen, 20 % auf Bankzinsen über MK10.000, 10 % auf Fracht und Transport, 3 % auf landwirtschaftliche Erzeugnisse, 4 % auf Bauunternehmer und 20 % auf öffentliche Unterhaltung. Seit dem 30. Dezember 2025 unterliegen Glücksspiel- und Lotteriegewinne einer WHT von 15 %, ohne allgemeine Freigrenze. Eine Befreiungsbescheinigung für WHT kann verfügbar sein; die angegebenen Vorschriften schließen Lizenzgebühren, Mieten, Gebühren, Provisionen, Bauunternehmer und Bankzinsen jedoch von dieser Entlastung aus. Dividenden unterliegen im Allgemeinen einer WHT von 10 % als abschließender Steuer. Einkünfte von Nichtansässigen können nach der geltenden MRA-Tabelle mit 15 % des Bruttobetrags besteuert werden. Eine Einzelperson, die Mieteinnahmen aus Wohnraum erhält, wird im Allgemeinen mit einer abschließenden Steuer von 15 % auf die Bruttomiete besteuert. Ausgaben oder Verluste dürfen davon nicht abgezogen werden. Steuererklärung und Zahlung erfolgen vierteljährlich. Wird die Vermietung als Immobilienvermietungsunternehmen betrieben, können stattdessen die gewöhnlichen Einkommensteuerregeln gelten. Zahlungen eines nicht als Einzelperson handelnden Zahlers können außerdem WHT-Vorschriften auslösen. Seit dem 30. Dezember 2025 sind Veräußerungsgewinne aus dem Verkauf von Aktien unabhängig von der Haltedauer steuerpflichtig. Die Berechnung erfolgt anhand der angepassten steuerlichen Anschaffungskosten und nach den Vorschriften des Taxation Act. Belege zu Anschaffungskosten, Verbesserungen, Übertragungen und Gegenleistung sollten deshalb aufbewahrt werden. Ein im Inland gegründetes Unternehmen zahlt im Allgemeinen 30 % Körperschaftsteuer. Für ein ausländisch gegründetes Unternehmen gilt im Allgemeinen ein um fünf Prozentpunkte höherer Satz. Sondervorschriften können für prioritäre Branchen, Exportverarbeitungszonen, Versicherungsunternehmen, Treuhandfonds und Pensionsfonds gelten. Die Regeln zu überhöhten Gewinnen sehen einen Satz von 30 % vor, wenn das steuerpflichtige Einkommen unter MK5 Milliarden liegt, und 40 %, wenn es über MK5 Milliarden liegt. Eine alternative Mindeststeuer (MAT) von 0,5 % des Umsatzes kann für ein Unternehmen gelten, dessen Umsatz über MK5 Milliarden liegt und das länger als drei Jahre tätig war. Unternehmen in einem Sonderregime müssen diese Regeln gesondert prüfen. Die vereinfachte Pauschalsteuer (Presumptive Tax) ist eine jährliche Steuer für berechtigte Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter MK12,5 Millionen. Bis MK4 Millionen Umsatz beträgt sie MK0; über MK4 Millionen bis MK7 Millionen beträgt der Jahresbetrag MK110.000; über MK7 Millionen bis MK10 Millionen MK170.000; und über MK10 Millionen bis MK12,5 Millionen MK225.000. Der Betrag wird in vier gleichen vierteljährlichen Raten gezahlt. Ausgenommen sind Mieteinnahmen, Verwaltungs-, Berufs- und Schulungsgebühren, eingetragene Unternehmen und Einkommen, das bereits einer abschließenden WHT unterliegt. Ein MRA-Merkblatt nennt als Zahlungstermin den 14. Tag nach dem Quartal; der aktuelle Hinweis der MRA sollte auf die geltende Frist geprüft werden. Die Fringe Benefit Tax (FBT) gilt für steuerpflichtige Vorteile, die Arbeitgeber mit Ausnahme der Regierung gewähren. Sie beträgt 30 % des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils. Der Vorteil eines vergünstigten Darlehens wird anhand des gewerblichen Marktzinses für das betreffende Quartal bemessen. FBT ist bis zum 14. Tag nach Quartalsende fällig. Die Mehrwertsteuer (VAT) gilt für steuerpflichtige Lieferungen im Inland, Einfuhren und eingeführte Dienstleistungen. Der Standardsatz beträgt seit dem 30. Dezember 2025 17,5 %. Eine VAT-Registrierung ist im Allgemeinen erforderlich, sobald der Jahresumsatz MK50 Millionen erreicht; unterhalb dieser Schwelle kann eine freiwillige Registrierung möglich sein. Steuererklärungen und Zahlungen sind gewöhnlich bis zum 25. Tag des Folgemonats fällig. Vorsteuer darf nur für anrechenbare Anschaffungen gutgeschrieben werden. Steuerbefreite und mit null besteuerte Waren und Dienstleistungen haben unterschiedliche Folgen. Beispiele für befreite Waren sind Fisch, Milchprodukte, Honig, Säuglingsmilch, Mahlprodukte, Speiseöl und Weizenmehl. Beispiele für Lieferungen mit Nullsatz sind Busse mit mindestens 45 Sitzplätzen, Baumaterial für den Tourismus und Waschseife. Für digitale Dienstleistungen von Nichtansässigen, Vermittler und Betreiber elektronischer Marktplätze gelten besondere VAT-Regeln. Eine Registrierung kann unabhängig von der Umsatzschwelle von MK50 Millionen erforderlich sein, wenn sie Streaming, Cloud-Dienste, Software, Onlinewerbung, Marktplatzdienste, E-Books, Apps oder In-App-Produkte an Kunden mit Bezug zu Malawi liefern. Der Leistungsort kann anhand des gewöhnlichen Wohnsitzes oder der Niederlassung des Empfängers in Malawi bestimmt werden. Diese nichtansässigen Anbieter können im Allgemeinen keine Vorsteuer geltend machen. Das elektronische Rechnungssystem (EIS) unterliegt den Value Added Tax (Electronic Invoicing System) Regulations 2026. Unternehmen und Steuerpflichtige, für die das System gilt, benötigen ein EIS-Konto, müssen elektronische Rechnungen ausstellen und Lagerbestände aufzeichnen. Relevante Informationen werden in Echtzeit an die MRA übermittelt. Ab dem 1. Februar 2026 werden elektronische Steuergeräte (EFD), die nach dem 31. Januar 2026 ausgegeben wurden, nicht mehr als Steuerrechnung oder Grundlage für einen Vorsteuerabzug akzeptiert. Verstöße können sanktioniert werden. Ein- und Ausfuhren können Zoll, Einfuhrverbrauchsteuer, Einfuhr-VAT, Vorauszahlung der Einkommensteuer und weitere Zollmaßnahmen auslösen. Es gibt keinen einheitlichen Zollsatz: Die Höhe hängt von den Waren, der Einreihung im Harmonisierten System, dem Zollverfahren und einer möglichen Befreiung ab. Zusätzlich zum Zoll und weiteren Gebühren kann Einfuhr-VAT anfallen. Die MRA Taxpayer Charter nennt als Richtwert eine Bearbeitung von Zollvorgängen innerhalb von 10 Tagen nach dem Import. Maßnahmen für 2026/27 umfassen eine zollfreie Behandlung ausgewählter Ausrüstung für technische Hochschulen, Verbrauchsteuer auf Luxusgüter, eine VAT-Rückerstattung für Zuckerexporte gegen Export- und Devisennachweis sowie eine verlängerte Aussetzung für Motorräder. Die Vorauszahlung der Einkommensteuer (AIT) wird im Rahmen der geltenden Maßnahmen und Ausnahmen mit 10 % auf Importe und 10 % auf Exporte angegeben. Für bestimmte Geschäftsvorgänge können weitere gesetzliche Abgaben anfallen. Eine Überweisungsabgabe von 0,05 % gilt für Banküberweisungen sowie nach den angegebenen Regeln für Mobile-Money-Überweisungen über MK100.000. Die wirtschaftliche Belastung trägt der Absender; die Bank oder der Anbieter elektronischer Geldtransfers erhebt und überweist die Abgabe bis zum 14. Tag des Folgemonats. Eine Kfz-Versicherungsabgabe von 3 % gilt für Versicherungsprämien und wird vom Versicherer eingezogen. Vorauszahlungen der Einkommensteuer sind im Allgemeinen bis zum 25. Tag nach jedem Quartal fällig. Steuerpflichtige sollen bis zum vierten Quartal 90 % der jährlichen Einkommensteuerschuld über Vorauszahlungen entrichten und die verbleibenden 10 % mit der Einkommensteuererklärung zahlen. Die Einkommensteuererklärung ist im Allgemeinen innerhalb von 180 Tagen nach Ende des Haushaltsjahres fällig. Inländische Verbrauchsteuererklärungen sind üblicherweise bis zum 20. Tag des Folgemonats fällig. Unternehmen und Einzelpersonen sollten Steuerunterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren, soweit die Regeln englischsprachige Aufzeichnungen verlangen. Eine Erklärung sollte auch dann fristgerecht eingereicht werden, wenn eine Zahlung vorübergehend schwierig ist; verspätete Erklärungen, verspätetes Einbehalten oder verspätete Zahlungen können Strafen und Zinsen nach sich ziehen. Die MRA kann Steuerbescheide erlassen, Informationen anfordern, Prüfungen durchführen, geänderte oder vorläufige Bescheide erstellen und unbezahlte Steuern beitreiben. Steuerpflichtige können nach dem Tax Administration Act schriftlich beim Commissioner General Einspruch einlegen. Nach einer Einspruchsentscheidung muss eine Berufung beim Revenue Appeals Tribunal im Allgemeinen innerhalb von 30 Tagen eingelegt werden. Für den Zugang zum Tribunal sind üblicherweise die Zahlung unbestrittener Steuern und eine Anzahlung von 50 % des strittigen Steuerbescheids erforderlich; bei Einfuhrsteuern kann der volle Betrag verlangt werden. Gegen eine Entscheidung des Tribunals kann in Rechtsfragen der High Court angerufen werden. Grenzüberschreitende Sachverhalte müssen gesondert analysiert werden. Malawis quellenbasierte Regeln greifen zusammen mit WHT für Nichtansässige, Verrechnungspreis- und Regeln zu verbundenen Unternehmen nach dem Fremdvergleichsgrundsatz sowie der BEPS-Politik des Landes. Ein Doppelbesteuerungsabkommen kann das Ergebnis ändern. Vertragsvorteile sollten jedoch nicht angenommen werden, ohne das konkrete Abkommen, seinen aktuellen Status, den Wohnsitznachweis und die Verfahrensvoraussetzungen des Einzelfalls zu prüfen. Einfuhr-VAT, Zoll, Vorauszahlung der Einkommensteuer und VAT auf digitale Dienstleistungen betreffen unterschiedliche steuerpflichtige Vorgänge und dürfen nicht gleichgesetzt werden. Nationale Einkommensteuer- und VAT-Regeln werden nicht durch ein separates kommunales Steuersystem ersetzt.