Empleadores en Ruanda

El principal marco laboral de Ruanda es la Ley N.° 66/2018 que regula el trabajo en Ruanda, modificada por la Ley N.° 027/2023. El personal permanente del servicio público se rige principalmente por la Ley N.° 017/2020 y, por tanto, sigue un marco separado de servicio público. Los contratos laborales privados, el personal contractual del sector público, los aprendices y las personas en prácticas están cubiertos por el marco laboral; los contratos de aprendizaje y prácticas se rigen por las normas pertinentes, incluida la Orden Ministerial N.º 8/2020. El empleador puede ser una empresa, organización, institución pública, hogar, explotación agrícola o microempresa. El término formal está establecido en Ruanda, pero el papel práctico del empleador también es común en el sector informal. La Estrategia Nacional de Empleo y Competencias 2024–2029 informa que alrededor del 90% del mercado laboral es informal y que la agricultura representa más del 40% de la fuerza laboral. Muchas personas también trabajan menos de 24 horas semanales. En esos entornos, pueden ser limitados los registros escritos, los sistemas de nómina, la representación de trabajadores y el registro formal, aunque sigan aplicándose ciertas protecciones. Una empresa suele comenzar registrándose en la Junta de Desarrollo de Ruanda y en su Oficina del Registro General. El registro empresarial en línea es gratuito si se cumplen los requisitos y utiliza una dirección física local. El Certificado de Constitución suele emitirse en un plazo de seis horas laborables. El registro fiscal en la Autoridad Tributaria de Ruanda se realiza dentro de los siete días siguientes al inicio de la actividad empresarial. Tras el registro en la Junta de Desarrollo de Ruanda, el empleador se registra en la Junta de Seguridad Social de Ruanda conforme a sus directrices y completa el registro patronal a más tardar siete días laborables después de contratar a su primer empleado. Los cambios de nombre, dirección, actividad, directores o junta, acciones, y la baja, suelen requerir la resolución o presentación notarial prescrita. La relación laboral puede tener una duración determinada o indefinida, y puede ser escrita u oral, pero un contrato escrito ofrece pruebas más claras a ambas partes. El contrato debe indicar la identidad del empleador y del empleado, el trabajo, las funciones, la duración, la categoría, el lugar de trabajo, el periodo de prueba, la jornada, el salario y las prestaciones, las deducciones, el lugar y la fecha de pago, las horas extra, las reglas de traslado, el procedimiento para resolver conflictos, las condiciones de terminación y la fecha de inicio. Debe redactarse en un idioma oficial que ambas partes entiendan; de lo contrario, podrían necesitarse dos idiomas. El periodo de prueba puede durar hasta tres meses. El empleador puede repetirlo una sola vez, por un máximo de tres meses adicionales, únicamente si el trabajo, el desempeño o la conducta justifican la medida y se proporciona una evaluación escrita y un aviso. La finalización satisfactoria requiere confirmación por escrito. Si el empleado no supera el periodo de prueba, el empleador puede poner fin a la relación sin aviso ni prestaciones por terminación, aparte del salario ya devengado. Los empleadores deben ofrecer igualdad de oportunidades e igual remuneración por trabajo de igual valor. Están prohibidos la discriminación, el trabajo forzoso, el acoso en el lugar de trabajo, el acoso sexual y la violencia de género. El embarazo y la maternidad reciben protección específica. La edad mínima general para trabajar es 16 años. Los niños de 13 a 15 años solo pueden realizar trabajos ligeros bajo supervisión adulta, durante un máximo de seis horas al día, si el trabajo no perjudica su salud o desarrollo y no está prohibido. Las infracciones relacionadas con el trabajo infantil pueden acarrear consecuencias penales o administrativas, incluida una multa empresarial duplicada. En el sector privado, la jornada normal suele limitarse a 40 horas semanales según las normas ministeriales aplicables. El empleador fija el horario diario y los descansos, y proporciona al menos 24 horas de descanso semanal. Se permiten horas extra a petición del empleador por trabajo urgente, excepcional, estacional, relacionado con la productividad o de naturaleza especial. El empleador registra diariamente las horas extra, incluso por medios electrónicos, y las paga o compensa según la orden, el convenio colectivo o el contrato aplicables. El reglamento interno puede regular la gestión y la disciplina en el lugar de trabajo. La lista de nuevas faltas muy graves requiere la aprobación ministerial antes de su aplicación y debe comunicarse por escrito a los empleados. Las medidas disciplinarias dependen de la gravedad de la conducta y pueden incluir una advertencia oral, una reprimenda escrita, una suspensión temporal sin sueldo de hasta ocho días laborables o el despido. Durante una investigación administrativa, el empleador puede imponer por escrito una suspensión de hasta 30 días sin pago corriente, mientras calcula y retiene el salario. Si se declara inocente al empleado, el empleador lo reincorpora y abona íntegramente la suma retenida. Las faltas muy graves que pueden justificar un despido sin preaviso incluyen robo, fraude, peleas, consumo de alcohol o drogas en el trabajo, falsificación, discriminación, acoso sexual, soborno, malversación, uso indebido de información confidencial, poner en peligro la seguridad, violencia de género, huelgas ilegales y destrucción intencional de equipos. El empleador retiene el impuesto sobre la renta del trabajo (Pay As You Earn, PAYE) sobre los ingresos laborales en dinero y en especie. Los tramos mensuales son 0% hasta RWF 60,000, 10% de RWF 60,001 a 100,000, 20% de RWF 100,001 a 200,000 y 30% por encima de RWF 200,000. El empleador declara y paga el PAYE dentro de los 15 días posteriores al fin de cada mes, mediante la declaración unificada de PAYE y RSSB a través de E-Tax o MyRRA. Las fuentes oficiales revisadas no establecen un salario mínimo nacional general vigente. Las categorías ocupacionales pueden tener mínimos en virtud de órdenes sectoriales, por lo que es necesario comprobar la orden vigente para el sector correspondiente. RSSB cubre pensiones, riesgos laborales, servicios médicos y maternidad. A partir de los salarios pagados en enero de 2025, la cotización obligatoria a pensiones es del 12% del salario bruto, dividida a partes iguales entre empleador y empleado, al 6% cada uno. Los riesgos laborales añaden un 2% a cargo del empleador y el seguro de maternidad un 0.6%, dividido en un 0.3% para cada parte. Las tasas de pensión previstas aumentan al 14% en 2027, 16% en 2028, 18% en 2029 y 20% en 2030. El empleador recauda la parte del empleado y paga ambas partes, independientemente del tipo de contrato. Las vacaciones anuales son 18 días laborables al año, calculados a razón de 1.5 días al mes, más un día por cada tres años de servicio hasta llegar a 21 días. El empleador prepara el plan de vacaciones considerando la solicitud del empleado y las operaciones de la organización, y responde a las solicitudes por escrito. El permiso de maternidad dura 14 semanas consecutivas, incluidas hasta dos semanas antes del parto. Las complicaciones pueden añadir hasta un mes remunerado. El permiso de paternidad dura siete días naturales, con hasta cinco días laborables adicionales si hay complicaciones. Tras un mortinato a partir de la vigésima semana de embarazo, el permiso dura ocho semanas; el empleador paga seis semanas y RSSB paga dos. Para las prestaciones de maternidad, el empleador paga el salario durante las 14 semanas y luego solicita en línea el reembolso de las últimas ocho dentro de los seis meses. RSSB debería tramitar y reembolsar la solicitud en un plazo de 30 días. La salud y seguridad ocupacionales, abreviadas habitualmente como OSH, abarcan la salud y seguridad de los empleados y de las personas que acceden al lugar de trabajo. El empleador proporciona instalaciones adecuadas, herramientas y equipos de protección individual, supervisa su uso correcto, evalúa los riesgos, mantiene una política de OSH, previene y reduce accidentes y enfermedades profesionales, y proporciona formación, higiene, primeros auxilios, medidas contra incendios y medidas frente a peligros inminentes. Los accidentes, las enfermedades profesionales o las muertes deben comunicarse a RSSB y al inspector de trabajo. Según los riesgos, el sector y el tamaño de la plantilla, el empleador forma un comité de OSH o nombra a un representante de OSH, y mantiene los informes trimestrales y registros exigidos. Una empresa con al menos 10 empleados elige representantes de los empleados y suplentes. El número aumenta desde un representante y un suplente para empresas de 10–29 empleados hasta un máximo de 10 representantes y 10 suplentes para empresas con más de 2,500 empleados. El mandato dura tres años y puede renovarse. El empleador forma el comité electoral, prepara las listas de votantes y candidatos, facilita una votación secreta y proporciona instalaciones en el lugar de trabajo. Cuando sea posible, al menos el 30% de los representantes deberían ser mujeres. Los representantes pueden presentar quejas, supervisar OSH y expresar opiniones sobre reducciones de plantilla o reestructuraciones. El empleador se reúne con ellos al menos una vez al año, les permite acceso en emergencias, proporciona información comercial pertinente como estados financieros, pérdidas y ganancias, planes de desarrollo y registros de quejas, y no puede despedirlos por sus funciones representativas. Los empleados y los empleadores pueden formar organizaciones, incluidos sindicatos y organizaciones patronales, sin que el empleador presione para afiliarse a un sindicato o evitarlo. MIFOTRA, el Ministerio responsable de las políticas laborales y de inspección, registra estas organizaciones. El registro requiere documentos como estatutos, información sobre miembros, domicilio y registros; la personalidad jurídica comienza tras su publicación en el Boletín Oficial. La Federación del Sector Privado, o PSF, actúa como una organización patronal nacional representativa y práctica para la defensa de intereses, formación y consultas con organizaciones laborales y MIFOTRA. Un convenio colectivo puede ofrecer mejores condiciones y se registra ante el tribunal laboral competente. Un conflicto individual suele avanzar desde los representantes de los empleados al inspector laboral de distrito y, cuando es necesario, al inspector laboral nacional y al tribunal competente. Un conflicto colectivo puede involucrar al inspector laboral, al ministro, al Consejo Nacional del Trabajo o a un arbitraje. Una presentación escrita inicia el proceso. Por lo general, se envía una citación en un plazo de siete días; si hay una ausencia justificada, puede enviarse una segunda citación dentro de cinco días. Si la conciliación fracasa, se elabora un acta de no conciliación para el procedimiento judicial. Los inspectores laborales pueden asesorar, inspeccionar sin aviso previo durante la jornada laboral, copiar registros, emitir advertencias, imponer multas administrativas, recomendar el cierre temporal y ayudar en la conciliación. El plazo general para presentar reclamaciones es de dos años, interrumpido por una solicitud escrita de conciliación, una remisión a los representantes de los empleados, la inspección laboral o un tribunal. Las fuentes primarias revisadas no muestran una tasa legal de presentación, aunque la asistencia jurídica o un representante autorizado puede generar gastos. La suspensión temporal por motivos económicos o técnicos puede durar hasta 90 días dentro de un año. Los despidos individuales o colectivos relacionados con reorganización interna, reestructuración, motivos económicos o transferencia tecnológica para mejorar la competitividad requieren informar con antelación a los representantes de los empleados e informar por escrito al inspector laboral competente. La selección considera el desempeño, las cualificaciones profesionales, la experiencia y las personas dependientes reconocidas legalmente. Un trabajador con al menos 12 meses de servicio continuo puede recibir prestaciones por terminación si el despido se debe a motivos económicos, tecnológicos o de enfermedad. Una persona despedida puede ser reincorporada sin concurso si surge un puesto cualificado dentro de los seis meses. Un empleado extranjero necesita la vía pertinente de permiso de residencia y trabajo a través de la Dirección General de Inmigración y Emigración (Directorate General of Immigration and Emigration, DGIE). El empleador comprueba que el permiso sea adecuado, conserva los datos del empleado extranjero, comunica las infracciones migratorias que conoce e informa por escrito a la DGIE cuando finaliza el contrato. El empleado solo puede trabajar en el puesto autorizado y puede tener la obligación de transferir conocimientos. Por lo general, se comprueba la disponibilidad de mano de obra local antes de contratar a una persona extranjera, con excepciones que pueden incluir embajadas, organizaciones gubernamentales internacionales y vías previstas en la legislación de inversiones. Un pase especial puede durar hasta 90 días y tiene una tasa indicada de RWF 50,000; las demás tasas y los periodos de validez dependen de la categoría del permiso. Los empleadores informales también tienen determinadas obligaciones relacionadas con la seguridad ocupacional, la asociación, el salario, las categorías con salario mínimo ocupacional, los permisos, la seguridad social, la discriminación laboral, el trabajo forzoso, la infancia y el embarazo. En un hogar, una explotación agrícola o una microempresa, un acuerdo escrito básico, registros de salarios y permisos, medidas de seguridad y la formalización con RSSB pueden reducir conflictos y facilitar el cumplimiento. Los riesgos sectoriales, las normas del servicio público, las categorías de permisos y los convenios colectivos pueden cambiar los detalles, así que se deben comprobar la autoridad responsable y la norma sectorial vigente para la actividad concreta.