Créer et gérer une entreprise en Zambie

La Zambie compte un vaste secteur de microentreprises et d’activités informelles. L’enquête officielle de 2022 sur les PME a recensé 1 553 892 PME : 98,8 % étaient des microentreprises, 1 % des petites entreprises et 0,2 % des entreprises moyennes ; 95,6 % exerçaient de façon informelle et 4,4 % de manière formelle. Les entreprises individuelles représentaient 78,3 % des formes de propriété, les sociétés de personnes 21,6 % et les coopératives ou groupements 0,2 %. L’agriculture, la foresterie et la pêche représentaient 62,7 % de l’activité, suivies des autres services (19,2 %) et de l’industrie manufacturière (9,1 %). Le recensement économique des établissements de 2025 a dénombré 485 034 établissements, mais sa population est plus large et différente ; ses chiffres ne sont donc pas directement comparables à ceux de l’enquête sur les PME. Une personne peut commencer par exercer une activité pour son propre compte. Toutefois, l’exercice informel ne supprime pas les obligations fiscales ou de licence et n’offre pas la protection d’une personne morale enregistrée auprès de PACRA. Un nom commercial enregistré auprès de PACRA donne une identité commerciale, mais ne constitue pas une société, n’a pas de personnalité juridique distincte et laisse généralement le propriétaire ou les associés responsables de manière illimitée. Une société de personnes suit la procédure d’enregistrement d’un nom commercial et ne crée pas non plus une société distincte. Une société locale est une personne morale distincte, dotée d’une succession perpétuelle et d’une responsabilité limitée, sous réserve des actions non libérées ou des garanties. Une coopérative convient à une entreprise collective et suit la procédure d’enregistrement des coopératives du ministère du Développement des petites et moyennes entreprises. Une entreprise étrangère ou une succursale s’enregistre auprès de PACRA et doit aussi vérifier séparément ses obligations fiscales et ses autorisations d’immigration ou de travail. L’enregistrement auprès de PACRA commence généralement par la vérification du nom. Le demandeur soumet trois noms proposés par le portail PACRA, ZamPortal ou un bureau PACRA. Un nom approuvé est valable 30 jours ; une réservation peut ajouter jusqu’à 90 jours. Le demandeur doit avoir au moins 18 ans, être sain d’esprit et avoir été réhabilité après une faillite. Les frais publiés dans les documents de recherche sont de 120 K pour la vérification du nom, 213,33 K pour sa réservation et à partir de 1 266,67 K pour la constitution d’une société locale. Les frais relatifs aux noms commerciaux et aux autres démarches peuvent changer : le barème PACRA en vigueur détermine le montant à payer. Le formulaire III pour les noms commerciaux, le formulaire 3 pour les sociétés et le formulaire 38 pour les entreprises étrangères s’appliquent aux procédures correspondantes. Un certificat d’enregistrement n’est ni une licence commerciale, ni une attestation de régularité fiscale, ni un certificat de la ZDA. Les entreprises enregistrées auprès de PACRA reçoivent généralement un numéro d’identification fiscale (TPIN) par les procédures d’enregistrement introduites après 2020, puis doivent compléter leur compte fiscal auprès de la ZRA. Les entités plus anciennes peuvent avoir besoin d’une assistance manuelle. Les sociétés non résidentes suivent la procédure TPIN de la ZRA avec leur certificat PACRA ou le formulaire 38. Pour un chiffre d’affaires annuel ne dépassant pas 5 000 000 K, l’impôt sur le chiffre d’affaires peut s’appliquer : les ventes annuelles jusqu’à 30 000 K sont imposées à 0 %, et celles supérieures à 30 000 K jusqu’à 5 000 000 K à 5 % du chiffre d’affaires brut. Les sociétés de personnes sont exclues de cet impôt. La déclaration et le paiement sont dus 14 jours après la fin du mois de vente. Un chiffre d’affaires supérieur peut entraîner l’impôt sur le revenu ; la TVA, les droits de douane, la retenue à la source et d’autres impôts dépendent de l’activité et des opérations. Une entreprise doit aussi consulter le portail zambien des licences commerciales en fonction de son lieu, de son secteur et de son type d’activité. Les licences peuvent relever d’une autorité nationale, de Lusaka ou d’une autre municipalité ou d’un conseil municipal. Le parcours habituel comprend l’enregistrement de l’entreprise, le TPIN et l’attestation fiscale, puis les licences liées à l’activité et au lieu. Un certificat de taxe commerciale du conseil local est souvent nécessaire pour exercer légalement, mais il n’existe pas de lot de licences unique pour toutes les entreprises. Des autorisations relatives aux incendies, à la santé, à l’alimentation, aux boissons alcoolisées, au tourisme, aux mines, à l’agriculture, à l’importation et à l’exportation, aux professions ou à certains secteurs peuvent s’appliquer. Les frais, durées de validité, délais de traitement et inspections varient selon l’autorité, l’activité et le lieu. Pendant son activité, une société dépose sa déclaration annuelle auprès de PACRA dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice financier et tient à jour les renseignements concernant ses administrateurs, son secrétaire, ses membres, ses actionnaires et ses bénéficiaires effectifs. Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui possède ou contrôle en dernier ressort l’entreprise. Un changement d’administrateur ou de secrétaire se déclare au moyen du formulaire 10 dans les 21 jours. Le défaut de dépôt peut entraîner un risque de radiation. Les documents fiscaux doivent être conservés pendant au moins six ans et chaque licence doit être renouvelée auprès de l’autorité qui l’a délivrée. Des documents écrits concernant les sociétés de personnes, les actionnaires et les fournisseurs réduisent les risques de litige. PACRA peut aussi enregistrer des marques, des brevets et des dessins et modèles. Le ministère du Développement des petites et moyennes entreprises soutient la formalisation, l’incubation, le mentorat, l’information commerciale, les subventions, les liens avec les marchés et l’élaboration de plans d’affaires. La Commission pour l’autonomisation économique des citoyens (CEEC) propose des financements destinés à certains produits et des possibilités de marchés préférentiels ou réservés ; les critères peuvent exiger un enregistrement formel, des déclarations annuelles à jour et des comptes audités. L’Agence zambienne de développement (ZDA) délivre des certificats d’entreprise pour les projets d’investissement admissibles des PME et des certificats d’investisseur pour les projets d’investissement direct locaux ou étrangers. Un permis d’exploitant de zone économique à installations multiples s’applique aux entreprises situées dans une telle zone. Les incitations dépendent du secteur et du projet ; une entreprise ne peut en bénéficier sans la licence, le permis ou le certificat requis. Le registre des biens mobiliers de PACRA peut servir à constituer des sûretés sur du matériel, du bétail, des cultures, du poisson, des stocks, des créances, des comptes bancaires et d’autres biens mobiliers. Les conditions de financement relèvent toutefois du domaine bancaire, et non de l’enregistrement d’une entreprise. Une activité individuelle peut ensuite passer d’un nom commercial à une société locale, mais le changement n’est pas automatique. Le propriétaire radie d’abord le nom commercial au moyen du formulaire BN XIII, puis fait vérifier un nouveau nom et procède à la constitution de la société. Tout changement de propriété ou de contrôle d’une société nécessite la mise à jour des registres PACRA des actionnaires et des bénéficiaires effectifs. La vente d’actions ou d’actifs commerciaux peut aussi nécessiter les TPIN du vendeur et de l’acheteur avant la déclaration de l’impôt sur le transfert de propriété à la ZRA. Les permis, contrats, obligations fiscales, incitations et actifs doivent être vérifiés séparément, car une licence ou une incitation ne se transfère pas automatiquement à l’acheteur. Pour fermer un nom commercial, le propriétaire utilise le formulaire BN XIII, maintient ses obligations de déclaration annuelle à jour et vérifie les frais et délais PACRA en vigueur. La radiation volontaire d’une société locale se fait au moyen du formulaire 44 des sociétés, d’une résolution spéciale, d’un récapitulatif des comptes, d’une déclaration légale signée par au moins deux administrateurs attestant l’absence de dettes ou d’engagements, et de la remise du certificat. Après publication de l’avis, une période de 90 jours s’applique généralement avant la radiation, sauf si une cause indiquée modifie la procédure. Les obligations antérieures restent exécutoires. Une dette ou une insolvabilité exige une liquidation, une mise sous séquestre ou un redressement d’entreprise au titre de la loi sur l’insolvabilité des sociétés, plutôt qu’une simple radiation. Les comptes fiscaux, licences, employés et créanciers nécessitent aussi des démarches de clôture distinctes. La formalisation peut faciliter l’accès aux contrats, au financement et aux aides, mais elle ajoute des obligations annuelles de déclaration, de fiscalité, de licence et de divulgation. Il n’existe pas de coût de démarrage, de délai de traitement ou de liste de licences uniques pour toute la Zambie. Avant de commencer à exercer, il faut vérifier l’autorité compétente pour le conseil local, l’activité et le lieu concernés, ainsi que les frais et procédures en ligne en vigueur au moment de la démarche.