التفويض والرقابة والامتثال في حوكمة الشركات في جورجيا

ابدأ بتحديد القرارات التي يجوز لكل من المساهمين والمديرين وأعضاء الإدارة والموظفين اتخاذها. ويمكن لمصفوفة الصلاحيات تحديد الحدود المالية والموافقات المطلوبة للعقود والمدفوعات والتوظيف والإقرارات الضريبية والمشتريات والوصول إلى البيانات. ينبغي أن تحدد التفويضات والتوكيلات بوضوح الشخص المفوّض إليه، ونطاق التفويض، وتاريخ بدايته وانتهائه، وأي تفويض فرعي مسموح به. ويجب أن تكون معلومات السجل والتفويضات المصرفية وإمكانية الوصول الإلكتروني والمسؤوليات الداخلية متسقة بعضها مع بعض. لا يعني نقل مهمة تلقائيًا زوال واجبات الرقابة والإشراف عن إدارة الشركة. وحيثما أمكن، ينبغي ألا يتولى شخص واحد وحده بدء المعاملات عالية المخاطر والموافقة عليها وتنفيذها وتسجيلها بالكامل. وفيما يتعلق بالمدفوعات، من المفيد فصل أدوار تقديم الطلب، وتأكيد استلام السلع أو الخدمات، والموافقة، والتسجيل. وتتطلب العقود المبرمة مع المساهمين أو أعضاء الإدارة أو الأطراف ذات الصلة توثيق الشروط والمسؤوليات، فضلًا عن مراجعة تضارب المصالح المحتمل. ويتتبع تقويم الامتثال المواعيد النهائية المتعلقة بالضرائب والسجل والتراخيص والإبلاغ والعقود والاحتفاظ بالسجلات، مع تعيين شخص مسؤول وبديل لكل موعد. وينبغي أن توضح تعليمات العمل كيفية التعامل مع المستندات المؤيدة وبيانات العملاء والشكاوى والموافقات والمراسلات الواردة من السلطات. وتحتاج حالات الخروج عن الإجراءات وإخفاقات الضوابط والمخالفات المحتملة إلى قناة إبلاغ سرية ومراجعة موثقة وتدابير تصحيحية مناسبة. وينبغي مراجعة صلاحيات الوصول إلى الأنظمة بانتظام ومقارنتها بدور كل شخص وحالته الوظيفية، وتعديلها على وجه السرعة عند تغيير الأدوار أو انتهاء العمل. وعلى الإدارة أن تراجع بانتظام المخاطر القائمة والالتزامات المتأخرة والمدفوعات غير الاعتيادية والإجراءات غير المكتملة. وينبغي أن يعكس نطاق الضوابط وعمقها الشكل القانوني للشركة وحجمها وأنشطتها واللوائح المنظمة لها ومخاطرها الفعلية.