ينبغي أن يضم أرشيف إقفال الشركة جميع السجلات اللازمة لفهم عملياتها وتصفيتها وحلّها رسميًا. ويشمل ذلك على وجه الخصوص سجلات الشركة ودفاترها المحاسبية وقوائمها المالية السنوية والختامية للتصفية والإقرارات الضريبية والفواتير والعقود وسجلات المدفوعات. كما يجب الاحتفاظ كاملةً بمطالبات الدائنين وقرارات التدقيق وعمليات بيع الأصول والتوزيعات على المساهمين ووثائق السجل. ويجب تحديد فترة الاحتفاظ القانونية أو التعاقدية الواجبة لكل نوع من الوثائق على حدة. ولا يجوز استبدال الفترات المختلفة بتاريخ موحد لحذف جميع الوثائق. يجب أن تظل السجلات الرقمية كاملة ومقروءة ومحمية من التغييرات غير المكتشفة طوال فترة الاحتفاظ. وينبغي حفظ الملفات الأصلية والتوقيعات والمرفقات والبيانات المحاسبية ذات الصلة معًا وفي سياقها. أما السجلات الورقية، فيجب تحديد مكان آمن لأرشفتها ووضع نظام واضح لحفظها. ويحتاج الشخص المسؤول إلى جرد للسجلات، إلى جانب إجراءات معتمدة للوصول إليها واسترجاعها. ولا يجوز إتلاف السجلات على نحو منهجي إلا بعد انقضاء الفترة المعنية والنظر في أي إجراءات جارية أو مطالبات محتملة.
الاحتفاظ بالوثائق بعد تصفية شركة في جورجيا
لا يؤدي شطب شركة في جورجيا من السجل تلقائيًا إلى انتهاء الالتزام بالاحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والسجلات الضريبية وملفات التصفية. لذلك، يجب قبل شطب الشركة من السجل تحديد شخص مسؤول ومكان للأرشفة وفترات الاحتفاظ الواجبة وسبل موثوقة للوصول إلى وثائق الشركة.
قد ترتكب VivAVia أخطاء. تحقّق من المعلومات المهمة.