文件记录工作应从证明会议已按规定召集的记录及已公布的议程开始。会议记录必须载明会议日期、地点或获准采用的会议形式，以及作出决定的公司机构。必须以可核实的方式记录有权投票且亲自出席或由代表出席的股东，以及其表决权。授权书及其他代表权证明均属于公司的重组文件。会议记录应载明经确定的法定人数、提交表决的决议全文，以及表决结果，包括赞成票、反对票和弃权票。通过的决议必须明确说明重组类型、重要条款以及涉及的公司。重组计划、修订后的章程文件或其他获批文件应作为附件附上，并清楚标明。所需的签名、认证、公证或翻译要求，取决于法律形式、文件类型及预期用途。会议记录、附件及后续登记申请中的公司信息、生效日期或重组条款不得相互矛盾。最终版本应与会议通知、出席名单、授权书及登记文件一并永久保存。
格鲁吉亚公司重组决议的文件记录
格鲁吉亚的重组决议必须形成文件记录，以便清楚核实有权决策的机构、参与者、投票情况以及获批的重组方案。决议会议记录及其附件可作为提交企业登记簿、供股东及其他相关方查验的证据。
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