Pemberi Kerja di Rwanda

Kerangka ketenagakerjaan utama Rwanda adalah Law N°66/2018 regulating Labour in Rwanda, sebagaimana diubah oleh Law N°027/2023. Pegawai negeri tetap terutama tunduk pada Law N°017/2020, sehingga pekerjaan mereka mengikuti kerangka layanan publik yang terpisah. Kontrak kerja swasta, staf kontrak publik, peserta pemagangan, dan peserta magang tercakup dalam kerangka ketenagakerjaan, dengan kontrak pemagangan dan magang diatur oleh ketentuan terkait, termasuk Ministerial Order No. 8/2020. Pemberi kerja dapat berupa perusahaan, organisasi, lembaga publik, rumah tangga, pertanian, atau usaha mikro. Istilah formal telah ditetapkan di Rwanda, tetapi peran pemberi kerja juga lazim di sektor informal. National Employment and Skills Strategy 2024–2029 melaporkan bahwa sekitar 90% pasar tenaga kerja bersifat informal dan pertanian mencakup lebih dari 40% angkatan kerja. Banyak pekerja juga bekerja kurang dari 24 jam per minggu. Di lingkungan ini, catatan tertulis, sistem penggajian, perwakilan pekerja, dan pendaftaran formal mungkin terbatas, meskipun perlindungan tertentu tetap berlaku. Perusahaan biasanya memulai dengan pendaftaran melalui Rwanda Development Board dan Office of the Registrar General. Pendaftaran usaha daring tidak dipungut biaya jika persyaratan terpenuhi dan menggunakan alamat fisik lokal. Certificate of Incorporation biasanya diterbitkan dalam enam jam kerja. Pendaftaran pajak di Rwanda Revenue Authority dilakukan dalam tujuh hari sejak usaha dimulai. Setelah pendaftaran RDB, pemberi kerja mendaftar ke Rwanda Social Security Board sesuai panduannya dan menyelesaikan pendaftaran pemberi kerja paling lambat tujuh hari kerja setelah mempekerjakan pekerja pertama. Perubahan nama, alamat, kegiatan, direktur atau dewan, saham, serta penghapusan pendaftaran umumnya memerlukan keputusan atau pengajuan notaris sesuai ketentuan. Hubungan kerja dapat berjangka tetap atau tidak terbatas dan dapat dibuat tertulis atau lisan, tetapi kontrak tertulis memberikan bukti yang lebih jelas bagi kedua pihak. Kontrak sebaiknya mencantumkan identitas pemberi kerja dan pekerja, pekerjaan, tugas, jangka waktu, kategori, tempat kerja, masa percobaan, jam kerja, gaji dan tunjangan, potongan, tempat dan tanggal pembayaran, lembur, aturan pemindahan, proses sengketa, ketentuan pemutusan, dan tanggal mulai kerja. Kontrak sebaiknya menggunakan bahasa resmi yang dipahami kedua pihak; jika tidak, mungkin diperlukan dua bahasa. Masa percobaan dapat berlangsung hingga tiga bulan. Pemberi kerja dapat mengulanginya satu kali hingga tiga bulan tambahan hanya jika pekerjaan, kinerja, atau perilaku memberikan alasan yang dapat dibenarkan dan pemberi kerja memberikan evaluasi serta pemberitahuan tertulis. Penyelesaian masa percobaan dengan hasil baik harus dikonfirmasi secara tertulis. Jika pekerja tidak lulus masa percobaan, pemberi kerja dapat mengakhiri hubungan tanpa pemberitahuan atau tunjangan akhir, selain gaji yang sudah diperoleh. Pemberi kerja harus menyediakan kesempatan yang setara dan upah yang sama untuk pekerjaan bernilai sama. Diskriminasi, kerja paksa, pelecehan di tempat kerja, pelecehan seksual, dan kekerasan berbasis gender dilarang. Kehamilan dan maternitas memperoleh perlindungan khusus. Usia minimum umum untuk bekerja adalah 16 tahun. Anak usia 13 sampai 15 tahun hanya boleh melakukan pekerjaan ringan di bawah pengawasan orang dewasa, paling lama enam jam sehari, jika pekerjaan itu tidak membahayakan kesehatan atau perkembangan mereka dan tidak dilarang. Pelanggaran pekerja anak dapat membawa konsekuensi pidana atau administratif, termasuk denda perusahaan yang digandakan. Untuk pekerjaan sektor swasta, waktu kerja normal umumnya dibatasi 40 jam per minggu menurut aturan menteri yang berlaku. Pemberi kerja menetapkan jadwal harian dan waktu istirahat serta menyediakan setidaknya 24 jam istirahat mingguan. Lembur dapat diminta pemberi kerja untuk pekerjaan mendesak, luar biasa, musiman, terkait produktivitas, atau pekerjaan khusus. Pemberi kerja mencatat jam lembur setiap hari, termasuk secara elektronik, dan membayar atau memberikan kompensasi sesuai perintah, perjanjian bersama, atau kontrak yang berlaku. Peraturan internal dapat mengatur tata kelola dan disiplin tempat kerja. Daftar baru pelanggaran sangat berat memerlukan persetujuan menteri sebelum diterapkan dan pemberitahuan tertulis kepada pekerja. Tindakan disipliner bergantung pada tingkat keseriusan perilaku dan dapat mencakup teguran lisan, teguran tertulis, skorsing sementara tanpa gaji hingga delapan hari kerja, atau pemecatan. Dalam penyelidikan administratif, pemberi kerja dapat memberlakukan skorsing tertulis hingga 30 hari tanpa pembayaran saat ini, sementara gaji dihitung dan ditahan. Jika pekerja dinyatakan tidak bersalah, pemberi kerja mempekerjakannya kembali dan membayar seluruh jumlah yang ditahan. Pelanggaran sangat berat yang dapat membenarkan pemecatan tanpa pemberitahuan mencakup pencurian, penipuan, perkelahian, penggunaan alkohol atau narkoba di tempat kerja, pemalsuan, diskriminasi, pelecehan seksual, penyuapan, penggelapan, penyalahgunaan informasi rahasia, membahayakan keselamatan, kekerasan berbasis gender, pemogokan ilegal, dan perusakan peralatan yang disengaja. Pemberi kerja memotong Pay As You Earn (PAYE) dari pendapatan kerja tunai dan natura. Tarif bulanan adalah 0% hingga RWF 60,000, 10% untuk RWF 60,001 sampai 100,000, 20% untuk RWF 100,001 sampai 200,000, dan 30% di atas RWF 200,000. Pemberi kerja melaporkan dan membayar PAYE dalam 15 hari setelah akhir setiap bulan dengan menggunakan deklarasi gabungan PAYE dan RSSB melalui E-Tax atau MyRRA. Sumber resmi yang ditinjau tidak menetapkan upah minimum nasional umum yang berlaku saat ini. Kategori pekerjaan dapat memiliki batas minimum berdasarkan perintah sektoral, sehingga perintah terkini untuk sektor terkait perlu diperiksa. RSSB mencakup skema pensiun, bahaya kerja, medis, dan maternitas. Mulai gaji yang dibayarkan pada Januari 2025, iuran pensiun wajib sebesar 12% dari gaji bruto, dibagi sama antara pemberi kerja dan pekerja, masing-masing 6%. Iuran bahaya kerja menambah 2% yang dibayar pemberi kerja, dan asuransi maternitas menambah 0.6%, dibagi 0.3% untuk masing-masing pihak. Tarif pensiun yang direncanakan naik menjadi 14% pada 2027, 16% pada 2028, 18% pada 2029, dan 20% pada 2030. Pemberi kerja memungut bagian pekerja dan membayar kedua bagian, terlepas dari jenis kontrak. Cuti tahunan adalah 18 hari kerja per tahun, dihitung sebagai 1.5 hari per bulan, ditambah satu hari untuk setiap tiga tahun masa kerja hingga 21 hari. Pemberi kerja menyusun rencana cuti dengan mempertimbangkan permintaan pekerja dan operasional organisasi serta memberikan tanggapan tertulis atas permohonan. Cuti melahirkan berlangsung 14 minggu berturut-turut, termasuk hingga dua minggu sebelum kelahiran. Komplikasi dapat menambah hingga satu bulan berbayar. Cuti ayah berlangsung tujuh hari kalender, dengan hingga lima hari kerja tambahan jika ada komplikasi. Setelah bayi lahir mati sejak minggu ke-20 kehamilan, cuti berlangsung delapan minggu; pemberi kerja membayar enam minggu dan RSSB membayar dua minggu. Untuk tunjangan maternitas, pemberi kerja membayar gaji selama 14 minggu, lalu mengajukan penggantian untuk delapan minggu terakhir secara daring dalam enam bulan. RSSB seharusnya memproses dan membayar penggantian dalam 30 hari. Kesehatan dan keselamatan kerja, yang lazim disingkat OSH, mencakup kesehatan dan keselamatan pekerja serta orang yang memasuki tempat kerja. Pemberi kerja menyediakan tempat yang sesuai, alat dan alat pelindung diri, mengawasi penggunaan yang benar, menilai risiko, memelihara kebijakan OSH, mencegah dan mengurangi kecelakaan serta penyakit akibat kerja, dan menyediakan pelatihan, kebersihan, pertolongan pertama, pemadaman kebakaran, serta langkah untuk bahaya yang segera terjadi. Kecelakaan, penyakit akibat kerja, atau kematian harus dilaporkan kepada RSSB dan Inspektur Ketenagakerjaan. Bergantung pada risiko, sektor, dan jumlah pekerja, pemberi kerja membentuk komite OSH atau menunjuk perwakilan OSH serta menyimpan laporan triwulanan dan daftar yang diwajibkan. Perusahaan dengan setidaknya 10 pekerja memilih perwakilan pekerja dan penggantinya. Jumlahnya meningkat dari satu perwakilan dan satu pengganti untuk 10–29 pekerja hingga maksimum 10 perwakilan dan 10 pengganti di perusahaan dengan lebih dari 2,500 pekerja. Masa jabatan berlangsung tiga tahun dan dapat diperpanjang. Pemberi kerja membentuk panitia pemilihan, menyiapkan daftar pemilih dan calon, mendukung pemungutan suara rahasia, serta menyediakan fasilitas kerja. Jika memungkinkan, setidaknya 30% perwakilan sebaiknya perempuan. Perwakilan dapat menyampaikan keluhan, memantau OSH, dan menyampaikan pandangan tentang pengurangan staf atau restrukturisasi. Pemberi kerja bertemu mereka setidaknya setahun sekali, memberi akses darurat, menyediakan informasi bisnis terkait seperti laporan keuangan, laba rugi, rencana pengembangan, dan catatan keluhan, serta tidak boleh memecat mereka karena tugas perwakilan. Pekerja dan pemberi kerja dapat membentuk organisasi, termasuk serikat pekerja dan organisasi pemberi kerja, tanpa tekanan dari pemberi kerja agar bergabung atau menghindari serikat. MIFOTRA, kementerian yang bertanggung jawab atas kebijakan ketenagakerjaan dan inspeksi, mendaftarkan organisasi tersebut. Pendaftaran memerlukan dokumen seperti anggaran dasar, informasi keanggotaan, alamat, dan catatan; badan hukum mulai ada setelah publikasi di Official Gazette. Private Sector Federation (PSF) berperan sebagai payung nasional praktis bagi pemberi kerja untuk advokasi, pelatihan, dan konsultasi dengan organisasi ketenagakerjaan serta MIFOTRA. Perjanjian bersama dapat memberi ketentuan yang lebih baik dan didaftarkan di pengadilan ketenagakerjaan yang berwenang. Sengketa perorangan biasanya berlanjut dari perwakilan pekerja ke Inspektur Ketenagakerjaan Distrik dan, jika perlu, Inspektur Ketenagakerjaan Nasional serta pengadilan berwenang. Sengketa kolektif dapat melibatkan Inspektur Ketenagakerjaan, Menteri, Dewan Ketenagakerjaan Nasional, atau arbitrase. Pengajuan tertulis memulai proses. Pemanggilan umumnya dilakukan dalam tujuh hari; kegagalan hadir dengan alasan yang dapat dibenarkan dapat menyebabkan pemanggilan kedua dalam lima hari. Jika konsiliasi gagal, dibuat catatan tidak tercapainya konsiliasi untuk proses pengadilan. Inspektur ketenagakerjaan dapat memberi saran, melakukan inspeksi tanpa pemberitahuan sebelumnya selama jam kerja, menyalin catatan, memberi peringatan, menjatuhkan denda administratif, merekomendasikan penutupan sementara, dan membantu konsiliasi. Masa pengajuan klaim umum adalah dua tahun dan terhenti oleh permohonan penyelesaian tertulis, rujukan kepada perwakilan pekerja, inspektorat, atau pengadilan. Sumber primer yang ditinjau tidak menunjukkan adanya biaya pengajuan menurut undang-undang, meskipun penasihat hukum atau perwakilan yang berwenang dapat menimbulkan biaya. Penangguhan sementara karena alasan ekonomi atau teknis dapat berlangsung hingga 90 hari dalam satu tahun. Pemecatan perorangan atau kolektif karena reorganisasi internal, restrukturisasi, alasan ekonomi, atau alih teknologi untuk daya saing memerlukan pemberitahuan sebelumnya kepada perwakilan pekerja dan pemberitahuan tertulis kepada Inspektur Ketenagakerjaan yang berwenang. Seleksi mempertimbangkan kinerja, kualifikasi profesional, pengalaman, dan tanggungan yang diakui secara hukum. Pekerja dengan masa kerja terus-menerus setidaknya 12 bulan dapat menerima tunjangan akhir jika pemutusan kerja terkait ekonomi, teknologi, atau penyakit. Pekerja yang dipecat dapat dipekerjakan kembali tanpa kompetisi jika posisi yang memenuhi kualifikasinya tersedia dalam enam bulan. Pekerja asing memerlukan jalur izin tinggal dan izin kerja yang sesuai melalui Direktorat Jenderal Imigrasi dan Emigrasi (Directorate General of Immigration and Emigration, DGIE). Pemberi kerja memastikan izin tersebut sesuai, menyimpan data pekerja asing, melaporkan pelanggaran imigrasi yang diketahui, dan memberi tahu DGIE secara tertulis saat kontrak berakhir. Pekerja hanya boleh bekerja pada pekerjaan yang diizinkan dan mungkin memiliki kewajiban transfer keterampilan. Pengujian pasar tenaga kerja umumnya berlaku sebelum perekrutan pekerja asing, dengan pengecualian yang dapat mencakup kedutaan, organisasi antarpemerintah internasional, dan jalur berdasarkan undang-undang investasi. Special Pass dapat berlaku hingga 90 hari dengan biaya tercantum RWF 50,000; biaya dan masa berlaku lain bergantung pada kategori izin. Pemberi kerja informal tetap memiliki kewajiban tertentu terkait keselamatan kerja, kebebasan berserikat, gaji, kategori upah minimum pekerjaan, cuti, jaminan sosial, diskriminasi di tempat kerja, kerja paksa, anak, dan kehamilan. Bagi rumah tangga, pertanian, atau usaha mikro, kesepakatan tertulis sederhana, catatan upah dan cuti, langkah keselamatan, serta formalisasi RSSB dapat mengurangi sengketa dan membuat kepatuhan lebih praktis. Bahaya sektoral, aturan layanan publik, kategori izin, dan perjanjian bersama dapat mengubah rinciannya, jadi periksa otoritas yang bertanggung jawab dan aturan sektor terkini untuk kegiatan tertentu.