التخطيط لتسلسل ترقيم الفواتير قبل تأسيس شركة في جورجيا

يمكن أن يتكون الرقم من رقم متتابع وعناصر محددة بوضوح للسنة أو نقطة البيع أو نوع المستند. وينبغي أن يظل الهيكل بسيطًا بما يكفي لضمان إمكانية التعرّف على الفواتير بصورة موثوقة حتى مع ازدياد حجم المستندات. ويمكن استخدام تسلسلات ترقيم منفصلة لمواقع أو أنظمة أو مجالات عمل متعددة، شريطة أن تكون معرّفاتها واضحة التميّز بعضها عن بعض. ويجب أن يمنع نظام الفوترة تكرار الأرقام وأن يحتفظ بصورة دائمة بآخر رقم استُخدم. ولا ينبغي إعادة استخدام الأرقام التي سبق إصدارها بعد إلغاء الفاتورة. بل يظل المستند الأصلي محفوظًا في السجلات ويرتبط بإجراء التصحيح ذي الصلة. وإذا كان النظام المستخدم يدعم ذلك، فلا ينبغي أن تحصل المسودات على رقم فاتورة ملزم إلا عند إصدارها نهائيًا. وعند تغيير البرنامج، يجب نقل الأرقام المستخدمة والمسودات المفتوحة وقيمة البداية التالية والتحقق منها بعناية. وينبغي التمييز بين المستندات الضريبية الخاصة التي يخصص لها نظام دائرة الإيرادات في جورجيا معرّفًا منفصلًا، وبين أرقام الفواتير الداخلية، مع ربطها بها.