اختيار صيغ المستندات المؤيدة الرقمية قبل بدء نشاط تجاري

تصلح الفئات التي تحافظ على المحتوى وترتيب الصفحات والمظهر بشكل موثوق للفواتير وغيرها من المستندات المرئية. ويمكن أيضًا تخزين بيانات الفواتير أو بيانات التصدير المنظَّمة، لكنها لا تحل تلقائيًا محل المستند المؤيد الأصلي المعتمد. وتُرقمن المستندات الورقية كاملةً وباستقامة وبدقة كافية؛ كما تُدرج الجهة الخلفية والمرفقات ضمن تسلسل المستند نفسه. ويسهّل التعرّف على النصوص عملية البحث، لكن يجب ألا يؤدي إلى الكتابة فوق المحتوى الأصلي المرئي. ويتضمن اسم الملف والبيانات الوصفية، كحد أدنى، معرّفًا فريدًا للمستند وتاريخه والجهة المُصدرة أو المستلمة ونوع المستند. ويُربط الملف بالعقد والطلب وإثبات الدفع والبيانات الضريبية ومركز التكلفة والقيد المحاسبي. وتُخزَّن التغييرات والتصحيحات والإصدارات الجديدة كلٌّ على حدة، وتُربط ببعضها من خلال سجل التغييرات. ويتطلب أرشيف المستندات الإلكتروني صلاحيات وصول قائمة على الأدوار ونسخًا احتياطية منتظمة وعملية استعادة مجرَّبة. وينبغي أن يتيح تصدير البيانات ملفات المستندات وبياناتها الوصفية بصيغ مفتوحة ومقروءة، بحيث لا يؤدي تغيير مزوّد الخدمة إلى تعطيل إمكانية التتبع. وتُحتفظ عمومًا بمستندات المحاسبة الإلكترونية والتقارير المالية لمدة ست سنوات بعد نهاية الفترة المشمولة بالتقرير، ما لم تنطبق مدة احتفاظ خاصة أطول.