जॉर्जिया में कॉर्पोरेट शासन: अधिकार सौंपना, निगरानी और अनुपालन

सबसे पहले यह निर्धारित करें कि शेयरधारक, निदेशक, प्रबंधक और कर्मचारी कौन-कौन से निर्णय ले सकते हैं। अधिकार मैट्रिक्स में अनुबंधों, भुगतानों, नियुक्तियों, कर दाखिल करने, खरीद और डेटा तक पहुँच के लिए सीमाएँ तथा आवश्यक अनुमोदन तय किए जा सकते हैं। अधिकार सौंपने के दस्तावेज़ और मुख्तारनामों में प्राप्तकर्ता, अधिकार का दायरा, आरंभ और समाप्ति की तारीख तथा अधिकार आगे सौंपने की अनुमति—यदि हो—स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए। रजिस्ट्री की जानकारी, बैंक अधिदेश, इलेक्ट्रॉनिक पहुँच और आंतरिक जिम्मेदारियाँ एक-दूसरे के अनुरूप होनी चाहिए। किसी कार्य को सौंपने से कंपनी के प्रबंधन के नियंत्रण और निगरानी संबंधी कर्तव्य अपने-आप समाप्त नहीं होते। जहाँ संभव हो, उच्च जोखिम वाले लेन-देन की शुरुआत, अनुमोदन, निष्पादन और अभिलेखन पूरी तरह एक ही व्यक्ति के हाथ में नहीं होना चाहिए। भुगतानों के मामले में आदेश देने, वस्तुओं या सेवाओं की प्राप्ति की पुष्टि करने, अनुमोदन देने और अभिलेख रखने की भूमिकाएँ अलग-अलग रखना उपयोगी है। शेयरधारकों, प्रबंधकों या संबंधित पक्षों के साथ अनुबंधों की शर्तें और जिम्मेदारियाँ दस्तावेज़ीकृत होनी चाहिए और हितों के संभावित टकराव की समीक्षा भी की जानी चाहिए। अनुपालन कैलेंडर में कर, रजिस्ट्री, लाइसेंसिंग, रिपोर्टिंग, संविदात्मक और अभिलेख-संरक्षण की समय-सीमाएँ दर्ज हों; हर समय-सीमा के लिए एक जिम्मेदार व्यक्ति और एक वैकल्पिक व्यक्ति नियुक्त किया जाए। कार्य-निर्देशों में बताया जाना चाहिए कि सहायक दस्तावेज़ों, ग्राहक डेटा, शिकायतों, अनुमोदनों और प्राधिकरणों से प्राप्त संचार को कैसे संभाला जाता है। विचलनों, नियंत्रण की विफलताओं और संभावित उल्लंघनों की सूचना देने के लिए गोपनीय माध्यम, दस्तावेज़ीकृत समीक्षा और उचित सुधारात्मक उपाय आवश्यक हैं। प्रणाली तक पहुँच के अधिकारों की नियमित रूप से हर व्यक्ति की भूमिका और रोजगार की स्थिति के साथ जाँच की जानी चाहिए; भूमिका बदलने या रोजगार समाप्त होने पर उन्हें तुरंत समायोजित किया जाना चाहिए। प्रबंधन को लंबित जोखिमों, बीती हुई समय-सीमाओं वाले दायित्वों, असामान्य भुगतानों और अधूरे कार्यों की नियमित समीक्षा करनी चाहिए। नियंत्रणों का दायरा और गहराई कंपनी के कानूनी स्वरूप, आकार, गतिविधियों, विनियमन और वास्तविक जोखिम के अनुरूप होनी चाहिए।