各人に個別のユーザーアカウントを割り当て、誰が何を行ったかを明確に追跡できるようにします。ログイン情報を共有すると監督が難しくなるため、避けるべきです。役割管理では、閲覧、記帳、訂正、承認、マスターデータの保守、支払データへのアクセス、エクスポートの権限を個別に割り当てられるようにする必要があります。領収書をアップロードするだけの従業員に、勘定科目、レポート、税務データへの無制限のアクセス権を与える必要はありません。外部会計士のアクセス権は、合意した業務と対象会社に限定します。勘定科目表、税務区分、期首残高、締め済み期間に関する重要な変更には、追加承認が必要となる場合があります。監査ログには、重要な変更ごとにユーザー、日時、変更内容を記録します。個人のメインアカウントを共有するのではなく、会計ソフトとジョージア歳入庁のサービスでは、それぞれ別に権限を管理します。広範な権限を持つアカウントでは、多要素認証と安全なアカウント復旧手順が特に重要です。退職者が出た場合、プロバイダーを変更した場合、またはアドバイザーとの契約が終了した場合は、直ちにアクセス権を取り消し、残っている権限を確認する必要があります。
ジョージアでの起業前に記帳へのアクセス権限を計画する
アクセス権限は、会社の記帳データを閲覧、入力、変更、承認、またはエクスポートできる人を定めます。ジョージアで起業する前に、会社経営、会計、領収書の入力、外部アドバイザー向けに、それぞれ別の役割を設定する必要があります。
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