内容、ページ順、外観を確実に保持できる形式は、請求書やその他の視覚的な書類に適しています。構造化された請求書データやエクスポートデータも保存できますが、それによって正式な原本の証憑書類が自動的に置き換わるわけではありません。紙の書類は、裏面や添付書類も同じ書類の一連の記録に含め、全体をまっすぐに、十分な解像度でデジタル化します。テキスト認識は検索を容易にしますが、目に見える原本の内容を上書きしてはなりません。ファイル名とメタデータには、少なくとも一意の書類識別子、日付、発行者または受取人、書類の種類を含めます。ファイルは、契約書、注文書、支払証明、税務データ、原価センター、会計記録に関連付けます。変更、訂正、新しいバージョンは別々に保存し、変更履歴を通じて相互に関連付けます。電子書類アーカイブには、役割に基づくアクセス権、定期的なバックアップ、テスト済みの復旧手順が必要です。データのエクスポートでは、事業者を変更しても追跡可能性が損なわれないよう、書類ファイルとメタデータをオープンで読み取り可能な形式で提供できるようにします。電子的な会計書類および財務報告書類は、より長い特別保存期間が適用される場合を除き、通常、報告期間終了後6年間保存します。
事業を始める前に選ぶデジタル証憑書類の形式
ジョージアにおける企業のデジタル証憑書類は、完全な状態で、恒久的に判読でき、会計記録と明確に関連付けられている必要があります。書類管理システムでは、受領した元ファイルを変更せずに保存し、閲覧、検索、データ交換には必要に応じて別の作業用コピーを使用します。
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