アーカイブは、会計年度、書類の種類、連番の書類識別子ごとに整理できます。受領・発行した請求書、設立書類、税務インボイス、通関書類、契約書、支払記録、訂正記録をそれぞれ分け、簡単に見つけられるようにします。受領したデジタル原本は変更せずに保管し、作業用コピーや文字認識データは別に保存します。紙の原本にはデジタル画像と同じ識別子を付け、保管場所を記録します。メタデータには少なくとも、書類の日付、サービス提供日、取引先、納税者識別情報、金額、通貨、税務上の取扱い、原価センター、会計上の参照情報を含めます。訂正の際に原本を置き換えることはせず、理由、日付、参照情報を記載した新しいバージョンとして追加します。役割に基づく権限設定により、閲覧、編集、承認、削除を必要な担当者に限定します。定期的にバックアップを作成し、稼働中のシステムとは別に保管したうえで、復元テストを通じて確認します。書類ファイルとメタデータを、オープンで読み取り可能な形式ですべてエクスポートできるようにしておくと、ソフトウェアやプロバイダーの変更時にも追跡可能性を保てます。会計書類および財務報告書類は、より長い特別な保存期間が適用されない限り、一般に報告期間終了後6年間保存します。
ジョージアで事業を始める前に証憑アーカイブを準備する
ジョージアにおける会社の証憑アーカイブでは、原本、会計データ、裏付け資料を完全な状態で、判読可能かつ変更されていない形で保管します。一貫性のあるアーカイブ構造により、一意の識別子を通じて各書類を事業取引、会計記録、保存期間に紐づけます。
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