档案可按财务年度、文件类型和连续编号的文件标识符进行整理。收进和开出的发票、公司设立文件、税务发票、海关文件、合同、付款记录和更正文件应分别存放，并便于查找。收到的数字原件应保持不变，工作副本和文字识别数据则应单独存放。纸质原件应使用与其数字图像相同的标识符，并记录其存放地点。元数据至少应包括文件日期、服务日期、业务伙伴、税务识别信息、金额、币种、税务处理、成本中心和会计参考信息。更正不得取代原始文件，而应作为新版本添加，并注明原因、日期和参考信息。基于角色的权限应将读取、编辑、审批和删除权限限制在有需要的人员范围内。定期备份应与正在运行的系统分开存放，并通过恢复测试进行检查。以开放、可读格式完整导出文件和元数据，有助于在更换软件或服务提供商时保持可追溯性。除非适用更长的特别保存期限，会计和财务报告文件通常应在报告期结束后保存六年。
在格鲁吉亚创办企业前准备证据档案
格鲁吉亚公司的证据档案应完整、清晰且未经更改地保存原始文件、会计数据和佐证材料。统一的档案结构通过唯一标识符，将每份文件与业务交易、会计分录和保存期限关联起来。
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