Employeur au Rwanda

Le principal cadre du travail au Rwanda est la loi n° 66/2018 réglementant le travail au Rwanda, modifiée par la loi n° 027/2023. Les fonctionnaires permanents relèvent principalement de la loi n° 017/2020 et d’un cadre distinct de la fonction publique. Les contrats de travail privés, les agents contractuels publics, les apprentis et les stagiaires relèvent du cadre du travail ; les contrats d’apprentissage et de stage sont régis par les règles pertinentes, notamment l’arrêté ministériel n° 8/2020. Un employeur peut être une entreprise, une organisation, une institution publique, un ménage, une exploitation agricole ou une microentreprise. Le terme formel est établi au Rwanda, mais le rôle d’employeur est également courant dans le secteur informel. La Stratégie nationale pour l’emploi et les compétences 2024–2029 indique qu’environ 90 % du marché du travail est informel et que l’agriculture représente plus de 40 % de la population active. De nombreux travailleurs font aussi moins de 24 heures par semaine. Dans ces contextes, les dossiers écrits, systèmes de paie, représentation des travailleurs et immatriculations formelles peuvent être limités, même si certaines protections s’appliquent. Une entreprise s’immatricule généralement auprès du Rwanda Development Board et de son Office du registraire général. L’immatriculation commerciale en ligne est gratuite si les conditions sont remplies et nécessite une adresse physique locale. Un certificat de constitution est généralement délivré dans les six heures ouvrables. L’immatriculation fiscale auprès de l’Office rwandais des recettes (RRA) doit suivre dans les sept jours suivant le début de l’activité. Après l’immatriculation au RDB, l’employeur s’inscrit auprès de l’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB) selon ses directives et termine son immatriculation d’employeur au plus tard sept jours ouvrables après l’embauche du premier salarié. Les changements de nom, d’adresse, d’activité, de direction ou de conseil d’administration, d’actionnariat, ainsi que la radiation exigent généralement la résolution notariée ou le dépôt prescrit. La relation d’emploi peut être à durée déterminée ou indéterminée et écrite ou orale, mais un contrat écrit fournit aux deux parties des preuves plus claires. Il devrait indiquer l’identité de l’employeur et du salarié, le travail, les fonctions, la durée, la catégorie, le lieu de travail, la période d’essai, les horaires, le salaire et les avantages, les retenues, le lieu et la date de paiement, les heures supplémentaires, les règles de transfert, le règlement des litiges, les conditions de fin du contrat et la date de début. Il devrait être rédigé dans une langue officielle comprise par les deux parties ; sinon, deux langues peuvent être nécessaires. La période d’essai peut durer jusqu’à trois mois. L’employeur ne peut la renouveler qu’une fois, pour trois mois supplémentaires au maximum, si le travail, les performances ou le comportement le justifient et s’il fournit une évaluation et un avis écrits. L’achèvement réussi doit être confirmé par écrit. Si le salarié ne réussit pas sa période d’essai, l’employeur peut mettre fin à la relation sans préavis ni indemnité de fin, à l’exception du salaire déjà gagné. Les employeurs doivent garantir l’égalité des chances et l’égalité de rémunération pour un travail de valeur égale. La discrimination, le travail forcé, le harcèlement au travail, le harcèlement sexuel et les violences fondées sur le genre sont interdits. La grossesse et la maternité bénéficient de protections spécifiques. L’âge minimum général d’emploi est de 16 ans. Les enfants de 13 à 15 ans ne peuvent effectuer que des travaux légers sous la supervision d’un adulte, pendant six heures par jour au maximum, si le travail ne nuit pas à leur santé ou à leur développement et n’est pas interdit. Les infractions relatives au travail des enfants peuvent entraîner des conséquences pénales ou administratives, notamment le doublement de l’amende infligée à l’entreprise. Dans le secteur privé, la durée normale du travail est généralement limitée à 40 heures par semaine selon les règles ministérielles applicables. L’employeur établit les horaires quotidiens et les pauses, et accorde au moins 24 heures de repos hebdomadaire. Les heures supplémentaires sont permises à la demande de l’employeur pour des travaux urgents, exceptionnels, saisonniers, liés à la productivité ou particuliers. L’employeur enregistre quotidiennement les heures supplémentaires, y compris par voie électronique, et les paie ou les compense selon l’arrêté applicable, la convention collective ou le contrat. Un règlement intérieur peut définir l’organisation et la discipline au travail. Toute nouvelle liste de fautes lourdes nécessite l’approbation ministérielle avant sa mise en œuvre et une information écrite aux salariés. Les mesures disciplinaires dépendent de la gravité du comportement et peuvent inclure un avertissement oral, un blâme écrit, une suspension temporaire non rémunérée de huit jours ouvrables au maximum ou un licenciement. Pendant une enquête administrative, l’employeur peut imposer par écrit une suspension d’au plus 30 jours sans paiement immédiat, le salaire étant calculé et mis en réserve. Si le salarié est déclaré innocent, l’employeur le réintègre et verse l’intégralité de la somme retenue. Les fautes lourdes pouvant justifier un licenciement sans préavis comprennent le vol, la fraude, les bagarres, la consommation d’alcool ou de drogues au travail, la falsification, la discrimination, le harcèlement sexuel, la corruption, le détournement de fonds, l’usage abusif d’informations confidentielles, la mise en danger de la sécurité, les violences fondées sur le genre, les grèves illégales et la destruction intentionnelle d’équipement. L’employeur retient l’impôt sur les revenus d’emploi (Pay As You Earn, PAYE) sur les revenus en espèces et en nature. Les taux mensuels sont de 0 % jusqu’à 60 000 RWF, 10 % de 60 001 à 100 000 RWF, 20 % de 100 001 à 200 000 RWF et 30 % au-delà de 200 000 RWF. L’employeur déclare et paie le PAYE dans les 15 jours suivant la fin de chaque mois, au moyen de la déclaration unifiée PAYE et RSSB sur E-Tax ou MyRRA. Les sources officielles examinées n’établissent pas de salaire minimum national général actuellement applicable. Des minima peuvent être prévus par catégorie professionnelle dans des arrêtés sectoriels ; il faut donc vérifier l’arrêté en vigueur pour le secteur concerné. La RSSB couvre les régimes de retraite, risques professionnels, santé et maternité. Pour les salaires versés à partir de janvier 2025, la cotisation obligatoire de retraite est de 12 % du salaire brut, répartie à parts égales entre l’employeur et le salarié, à raison de 6 % chacun. Les risques professionnels ajoutent 2 % à la charge de l’employeur et l’assurance maternité 0,6 %, partagée à raison de 0,3 % chacun. Les taux de retraite prévus passent à 14 % en 2027, 16 % en 2028, 18 % en 2029 et 20 % en 2030. L’employeur collecte la part salariale et verse les deux parts, quel que soit le type de contrat. Le congé annuel est de 18 jours ouvrables par année, calculé à raison de 1,5 jour par mois, auxquels s’ajoute un jour tous les trois ans d’ancienneté jusqu’à 21 jours. L’employeur établit le plan de congés en tenant compte de la demande du salarié et du fonctionnement de l’organisation, puis répond par écrit. Le congé de maternité dure 14 semaines consécutives, dont deux semaines au maximum avant l’accouchement. Les complications peuvent ajouter jusqu’à un mois payé. Le congé de paternité est de sept jours calendaires, avec jusqu’à cinq jours ouvrables supplémentaires en cas de complications. Après une mortinaissance à partir de la vingtième semaine de grossesse, le congé dure huit semaines ; l’employeur paie six semaines et la RSSB deux. Pour les prestations de maternité, l’employeur paie le salaire pendant les 14 semaines puis demande en ligne le remboursement des huit dernières semaines dans les six mois. La RSSB doit traiter et rembourser la demande dans les 30 jours. La santé et la sécurité au travail, souvent abrégées SST, concernent la santé et la sécurité des salariés et des personnes qui entrent sur le lieu de travail. L’employeur fournit des locaux adaptés, des outils et des équipements de protection individuelle appropriés, supervise leur utilisation correcte, évalue les risques, maintient une politique de SST, prévient et réduit les accidents et maladies professionnelles, et assure formation, hygiène, premiers secours, lutte contre l’incendie et mesures en cas de danger imminent. Tout accident, maladie professionnelle ou décès doit être signalé à la RSSB et à l’inspecteur du travail. Selon les risques, le secteur et la taille des effectifs, l’employeur constitue un comité de SST ou désigne un représentant SST et tient les rapports trimestriels et registres requis. Une entreprise comptant au moins 10 salariés élit des représentants du personnel et leurs suppléants. Leur nombre passe d’un représentant et un suppléant pour 10 à 29 salariés à un maximum de 10 représentants et 10 suppléants dans les entreprises comptant plus de 2 500 salariés. Le mandat dure trois ans et peut être renouvelé. L’employeur met en place le comité électoral, prépare les listes d’électeurs et de candidats, facilite le scrutin secret et fournit les locaux nécessaires. Dans la mesure du possible, au moins 30 % des représentants devraient être des femmes. Les représentants peuvent présenter des réclamations, surveiller la SST et exprimer leur avis sur les réductions d’effectifs ou restructurations. L’employeur les rencontre au moins une fois par an, leur donne accès en cas d’urgence, leur fournit les informations commerciales pertinentes — notamment les états financiers, résultats, plans de développement et registres de réclamations — et ne peut pas les licencier en raison de leur mandat. Salariés et employeurs peuvent créer des organisations, y compris des syndicats et organisations patronales, sans pression de l’employeur visant à faire adhérer à un syndicat ou à en empêcher l’adhésion. Le MIFOTRA, ministère responsable de la politique du travail et de l’inspection, immatricule ces organisations. La demande comprend des documents tels que les statuts, les renseignements sur les membres, l’adresse et les registres ; la personnalité juridique prend effet après publication au Journal officiel. La Fédération du secteur privé (PSF) joue le rôle d’organisation patronale nationale, notamment pour la défense des intérêts, la formation et les consultations avec les organisations syndicales et le MIFOTRA. Une convention collective peut prévoir de meilleures conditions et est enregistrée auprès du tribunal du travail compétent. Un litige individuel suit généralement un parcours allant des représentants des salariés à l’inspecteur du travail du district et, si nécessaire, à l’inspecteur national du travail et au tribunal compétent. Un litige collectif peut impliquer l’inspecteur du travail, le ministre, le Conseil national du travail ou l’arbitrage. La procédure débute par une demande écrite. Une convocation suit généralement dans les sept jours ; une absence justifiée peut entraîner une seconde convocation dans les cinq jours. Si la conciliation échoue, un procès-verbal de non-conciliation est établi pour la procédure judiciaire. Les inspecteurs du travail peuvent conseiller, inspecter sans préavis pendant les heures de travail, copier des dossiers, émettre des avertissements, imposer des amendes administratives, recommander une fermeture temporaire et aider à la conciliation. Le délai général pour présenter une réclamation est de deux ans ; il est interrompu par une demande écrite de règlement, une saisine des représentants des salariés, de l’inspection ou d’un tribunal. Les sources primaires examinées n’établissent pas de frais légaux de dépôt, même si le conseil juridique ou un représentant autorisé peut entraîner des coûts. Une suspension temporaire économique ou technique peut durer jusqu’à 90 jours sur une période d’un an. Un licenciement individuel ou collectif lié à une réorganisation interne, une restructuration, des raisons économiques ou un transfert technologique visant la compétitivité nécessite d’informer préalablement les représentants du personnel et d’aviser par écrit l’inspecteur du travail compétent. La sélection tient compte des performances, des qualifications professionnelles, de l’expérience et des personnes à charge reconnues par la loi. Un travailleur ayant au moins 12 mois de service continu peut avoir droit à des indemnités de fin d’emploi en cas de licenciement pour motif économique, technologique ou lié à la maladie. Si un poste correspondant à ses qualifications se libère dans les six mois, un salarié licencié peut être réintégré sans concours. Un salarié étranger doit suivre la procédure de permis de séjour et de travail appropriée auprès de la Direction générale de l’immigration et de l’émigration (DGIE). L’employeur vérifie que le permis convient, conserve les renseignements sur le salarié étranger, signale les infractions aux règles d’immigration dont il a connaissance et informe la DGIE par écrit de la fin du contrat. Le salarié ne peut exercer que le travail autorisé et peut être tenu de transmettre ses compétences. Un examen du marché du travail s’applique généralement avant le recrutement d’un étranger ; des exceptions peuvent concerner les ambassades, les organisations intergouvernementales et certains parcours liés à la législation sur les investissements. Un laissez-passer spécial peut durer jusqu’à 90 jours et comporte des frais indiqués de 50 000 RWF ; les autres frais et durées dépendent de la catégorie de permis. Les employeurs informels restent soumis à certaines obligations relatives à la sécurité au travail, aux associations, aux salaires, aux catégories professionnelles à salaire minimum, aux congés, à la sécurité sociale, à la discrimination au travail, au travail forcé, aux enfants et à la grossesse. Pour un ménage, une exploitation agricole ou une microentreprise, un accord écrit de base, un registre des salaires et des congés, des mesures de sécurité et la formalisation auprès de la RSSB peuvent réduire les litiges et rendre le respect des règles plus pratique. Les risques sectoriels, règles de la fonction publique, catégories de permis et conventions collectives peuvent modifier les détails ; vérifiez donc auprès de l’autorité responsable et dans les règles actuelles applicables à l’activité en question.