Для счетов и других визуальных документов подходят форматы, которые надежно сохраняют содержание, порядок страниц и внешний вид. Также можно хранить структурированные данные счетов или экспорта, однако они не заменяют автоматически официальный оригинал подтверждающего документа. Бумажные документы оцифровывают полностью, ровно и с достаточным разрешением; оборотные стороны и приложения включают в ту же последовательность страниц документа. Распознавание текста упрощает поиск, но не должно изменять видимое содержание оригинала. Имя файла и метаданные должны включать как минимум уникальный идентификатор документа, дату, отправителя или получателя и тип документа. Файл связывают с договором, заказом, подтверждением оплаты, налоговыми данными, центром затрат и учетной записью. Изменения, исправления и новые версии хранят отдельно и связывают между собой с помощью журнала изменений. Для электронного архива документов необходимы права доступа на основе ролей, регулярное резервное копирование и проверенный процесс восстановления. Экспорт данных должен предоставлять файлы документов и метаданные в открытых, доступных для чтения форматах, чтобы смена поставщика услуг не нарушала прослеживаемость. Электронные документы бухгалтерского учета и финансовой отчетности обычно хранят в течение шести лет после окончания отчетного периода, если не применяется специальный более длительный срок хранения.
Выбор форматов цифровых подтверждающих документов перед открытием бизнеса в Грузии
Цифровые подтверждающие документы компании в Грузии должны быть полными, постоянно читаемыми и четко связанными с соответствующими учетными записями. Система хранения документов сохраняет полученный оригинальный файл без изменений, а при необходимости использует дополнительные рабочие копии для просмотра, поиска или обмена данными.
VivAVia может ошибаться. Проверяй важную информацию.