التخطيط للنسخ الاحتياطي للبيانات لأغراض مسك الدفاتر قبل تأسيس شركة في جورجيا

ينبغي أن يشمل نطاق النسخ الاحتياطي بيانات المعاملات، ودليل الحسابات، والبيانات الرئيسية للعملاء والموردين، والبنود المفتوحة، والفواتير، والمستندات المؤيدة، وسجلات التغييرات. لا يكفي إجراء نسخة احتياطية داخل النظام نفسه وحده إذا كان انقطاع الخدمة أو خطأ المستخدم أو تقييد الوصول إلى مزوّد الخدمة يؤثر أيضًا في تلك النسخة. لذلك، ينبغي تخزين نسخة احتياطية واحدة حديثة على الأقل بشكل منفصل عن نظام مسك الدفاتر المباشر. ويتوقف الفاصل الزمني بين النسخ الاحتياطية وفترة الاحتفاظ بها على حجم البيانات، وتكرار المعاملات، ومقدار فقدان البيانات الذي يمكن تحمّله. ويساعد الاحتفاظ بعدة نسخ احتياطية تعود إلى نقاط زمنية مختلفة على منع خطأ لم يُكتشف من استبدال جميع النسخ المتاحة فورًا. وينبغي توفير حماية كافية لبيانات مسك الدفاتر السرية أثناء تخزينها ونقلها. كما ينبغي قصر الوصول إلى النسخ الاحتياطية على الأشخاص المصرح لهم وتسجيل عمليات الوصول. ويجب أن يثبت اختبار الاستعادة إمكانية استخدام المعاملات وروابط المستندات والتقارير مجددًا بالفعل. وتؤدي النسخ الاحتياطية التي يديرها مزوّد الخدمة، والنسخ الاحتياطية التي تنشئها بنفسك، والبيانات القابلة للتصدير أغراضًا مختلفة، ولا ينبغي الخلط بينها. وبالنسبة إلى السجلات التي يجب الاحتفاظ بها لأغراض ضريبية في جورجيا، يجب أيضًا ضمان بقائها متاحة وقابلة للقراءة عمومًا لمدة ست سنوات بعد نهاية فترة الإبلاغ المعنية، ما لم تنطبق فترة خاصة أطول.