ينبغي اختيار البرامج بناءً على مسارات العمل الفعلية المتعلقة بالمستندات وترميز الحسابات والعملات والضرائب وإعداد التقارير والتعاون. وتساعد قائمة بالميزات على تجنب اختيار برنامج محاسبة متاح من الناحية التقنية، لكنه لا يلبي احتياجات العمليات الفعلية للشركة. يجب أن يكون من الممكن تصدير المعاملات والبيانات الرئيسية والبنود المفتوحة والرموز الضريبية والمستندات بالكامل وبتنسيقات قابلة للاستخدام. وتسهّل إمكانية نقل هذه البيانات تغيير البرامج مستقبلًا، كما تدعم التعاون مع المستشارين الخارجيين. تحدد صلاحيات الوصول من يمكنه الاطلاع على البيانات أو إدخالها أو تعديلها أو اعتمادها أو تصديرها. وينبغي إعداد أدوار منفصلة بالصلاحيات المناسبة للإدارة والمحاسبة وإدخال المستندات والمستشارين الخارجيين. وتحمي النسخ الاحتياطية التلقائية والنسخة المخزنة في مكان منفصل وإجراءات الاستعادة التي تُختبر بانتظام المعاملات والمستندات من الفقدان أو التلف. عند نقل البيانات للمرة الأولى، تُستورد إلى النظام الأرصدة الافتتاحية والبيانات الرئيسية والمعاملات التجارية القائمة. ويجب أن يكون من الممكن تتبّع مصدر كل قيمة منقولة وتاريخها وتخصيصها لحساب، وذلك من خلال المستندات المؤيدة المناسبة. وقبل بدء التشغيل الفعلي، ينبغي اختبار التصدير والأدوار والنسخ الاحتياطي والاستعادة ومطابقة القيم المنقولة عمليًا.
اختيار برامج المحاسبة وتجهيزها قبل تأسيس شركة في جورجيا
ينبغي أن تتناسب برامج المحاسبة لشركة جديدة في جورجيا مع نموذج أعمالها وشكلها القانوني ووضعها الضريبي ومتطلبات مسك الدفاتر. وإلى جانب معالجة المستندات وترميز الحسابات وإعداد التقارير، تحقّق من إمكانية تصدير البيانات، وصلاحيات الوصول المتدرجة، والنسخ الاحتياطي للبيانات، والتوثيق السليم لنقل الأرصدة الافتتاحية.
قد ترتكب VivAVia أخطاء. تحقّق من المعلومات المهمة.