कंपनी के परिसमापन के बाद दस्तावेज़ों का संरक्षण

समापन अभिलेखागार में वे सभी अभिलेख होने चाहिए जिनसे कंपनी के संचालन, परिसमापन और औपचारिक विघटन को समझा जा सके। इनमें विशेष रूप से कॉर्पोरेट अभिलेख, लेखा-बही, वार्षिक और परिसमापन वित्तीय विवरण, कर रिटर्न, चालान, अनुबंध और भुगतान अभिलेख शामिल हैं। लेनदारों के दावे, ऑडिट संबंधी निर्णय, परिसंपत्तियों की बिक्री, शेयरधारकों को किए गए वितरण और रजिस्ट्रार के दस्तावेज़ भी पूरे सुरक्षित रखे जाने चाहिए। प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार के लिए लागू वैधानिक या संविदात्मक संरक्षण अवधि अलग से निर्धारित की जानी चाहिए। अलग-अलग अवधियों के स्थान पर सभी दस्तावेज़ों के लिए एक ही सामान्य नष्ट करने की तारीख तय नहीं की जानी चाहिए। संरक्षण अवधि के दौरान डिजिटल अभिलेख पूरे, पठनीय और बिना पता चले उनमें बदलाव किए जाने से सुरक्षित रहने चाहिए। मूल फाइलें, हस्ताक्षर, संलग्नक और संबंधित लेखा डेटा को उनके संदर्भ सहित एक साथ रखा जाना चाहिए। कागज़ी अभिलेखों के लिए सुरक्षित अभिलेखागार स्थान और स्पष्ट फाइलिंग व्यवस्था स्थापित की जानी चाहिए। जिम्मेदार व्यक्ति के पास अभिलेखों की सूची के साथ-साथ पहुँच और उन्हें ढूँढ़कर प्राप्त करने की स्थापित प्रक्रियाएँ भी होनी चाहिए। अभिलेखों को व्यवस्थित रूप से केवल संबंधित अवधि समाप्त होने और किसी जारी कार्यवाही या संभावित दावे पर विचार करने के बाद ही नष्ट किया जा सकता है।