Ein vollständiger Export sollte Kontenplan, Buchungssätze, Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Zahlungen und Anfangsbestände umfassen. Zu jeder Buchung müssen Datum, Belegnummer, Buchungstext, Konten, Betrag, Währung und steuerliche Kennzeichnung erhalten bleiben. Bei Fremdwährungsvorgängen werden zusätzlich Fremdwährungsbetrag, Wechselkurs und Gegenwert in GEL benötigt. Forderungen und Verbindlichkeiten sollten mit Fälligkeit, Zahlungsstatus und Bezug zum Ursprungsbeleg exportiert werden können. Elektronische Belege, Rechnungen und Korrekturbelege müssen samt ihrer Verknüpfungen zu den Buchungen verfügbar bleiben. Neben lesbaren Dokumenten ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat für einen späteren Softwarewechsel oder die Zusammenarbeit mit einer Buchhaltungsberatung erforderlich. Änderungsprotokolle und Referenzen dürfen beim Export nicht verloren gehen, wenn sie für die Nachvollziehbarkeit der Buchführung benötigt werden. Die Software sollte Exporte nach Zeitraum und Datenart ermöglichen, ohne ältere Geschäftsjahre auszuschließen. Ein Testexport mit anschließendem Öffnen, Summenabgleich und Stichprobenvergleich zeigt, ob die Daten tatsächlich weiterverwendbar sind. Vertraglich ist zu klären, ob auch nach einer Kündigung ausreichend Zeit und Zugriff für einen vollständigen Export bestehen.
Planung exportierbarer Buchführungsdaten vor einer Unternehmensgründung in Georgien
Datenportabilität ermöglicht es einem Unternehmen, Buchführungsdaten vollständig und nutzbar aus seiner Software herauszulösen. Vor einer Unternehmensgründung in Georgien sollte geprüft werden, ob Buchungen, Stammdaten, offene Posten, Steuerkennzeichnungen und Belege in geeigneten Formaten exportierbar sind.
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