व्यवसाय शुरू करने से पहले दस्तावेज़ प्राप्ति प्रक्रिया स्थापित करना

व्यावसायिक गतिविधियाँ शुरू होने से पहले, दस्तावेज़ों के लिए एक व्यावसायिक ईमेल पता, सुरक्षित अपलोड माध्यम और कागज़ी दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए एक निर्धारित स्थान तय करें। आपूर्तिकर्ताओं को कंपनी का नाम, कर पहचान संख्या, चालान का पता और स्वीकार्य जमा करने के तरीके स्पष्ट रूप से बताएँ। दस्तावेज़ मिलने के बाद, मूल दस्तावेज़ को बिना बदलाव के सुरक्षित रखें; कागज़ी दस्तावेज़ों के मामले में, उसे उसकी डिजिटल प्रति से जोड़ें। शुरुआती रिकॉर्ड में दस्तावेज़ की पहचान संख्या, प्राप्ति की तारीख, जारीकर्ता, प्राप्तकर्ता, कर पहचान संबंधी विवरण, दस्तावेज़ की तारीख और सेवा की तारीख, तथा वस्तुओं या सेवाओं का विवरण शामिल होना चाहिए। मुद्रा, उपयोग की गई विनिमय दर, शुद्ध राशि, VAT, कुल राशि और भुगतान का तरीका भी दर्ज करें। अनुबंध, खरीद आदेश, लागत केंद्र, व्यावसायिक उद्देश्य और अपेक्षित कर या इनपुट VAT कोड को दस्तावेज़ से जोड़ें। गठन से संबंधित दस्तावेज़ों को अलग लेबल दें, ताकि गतिविधियाँ शुरू होने से पहले हुए खर्चों की अलग से समीक्षा की जा सके। दस्तावेज़ आते ही, अनुपस्थित पृष्ठों, संलग्नकों या मूल प्रतियों को लंबित चिह्नित करें और आपूर्तिकर्ता से उनका अनुरोध करें। स्वचालित अग्रेषण और व्यक्तिगत इनबॉक्स के लिए वैकल्पिक व्यवस्था रखें, ताकि किसी के अनुपस्थित होने पर दस्तावेज़ बिना ध्यान दिए न रह जाएँ। दस्तावेज़ प्राप्ति, जोड़ी गई सामग्री और समीक्षा या लेखांकन के लिए अग्रेषण को परिवर्तन लॉग में तारीख और ज़िम्मेदार व्यक्ति सहित दर्ज करें।