जॉर्जिया में व्यवसाय शुरू करने से पहले अभिलेख-रखरखाव प्रणाली स्थापित करना

ईमेल, पोर्टल और डाक से प्राप्त आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ों को एक केंद्रीय स्थान पर एकत्र किया जाना चाहिए। हर आने वाले दस्तावेज़ को तुरंत प्राप्ति की तारीख, एक विशिष्ट पहचान संख्या और उसके प्रसंस्करण के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति सौंपा जाना चाहिए। तैयारी के चरण में की गई पहली खरीद को भी संभावित गठन-पूर्व खर्च के रूप में अलग से दर्ज किया जाना चाहिए। चालान का प्राप्तकर्ता, व्यावसायिक उद्देश्य, भुगतान का तरीका और बाद में उसका उपयोग स्पष्ट करें कि खर्च संस्थापक का निजी खर्च है या उभरते हुए व्यवसाय का। डिजिटल दस्तावेज़ों को उनकी लेखांकन प्रविष्टि के डेटा से पूर्ण और स्थायी रूप से पठनीय रूप में जोड़ा जाना चाहिए। प्राप्त मूल फ़ाइल को बिना किसी बदलाव के सुरक्षित रखा जाना चाहिए, जबकि देखने, खोजने या डेटा के आदान-प्रदान के लिए अतिरिक्त कार्य-प्रतियों का उपयोग किया जा सकता है। लेखांकन प्रविष्टि और भुगतान से पहले पूर्णता, गणितीय शुद्धता, व्यावसायिक उद्देश्य और कर-व्यवहार की जाँच करें। दस्तावेज़ के विवरण की तुलना अनुबंध, ऑर्डर, प्राप्त सेवा और भुगतान की शर्तों से करें। संग्रहित अभिलेख में मूल दस्तावेज़, लेखांकन प्रविष्टि का डेटा और सहायक साक्ष्य पूर्ण, पठनीय और अपरिवर्तित रूप में सुरक्षित होने चाहिए। विशिष्ट पहचान संख्या हर दस्तावेज़ को व्यावसायिक लेन-देन, लेखांकन प्रविष्टि और लागू अभिलेख-रखने की अवधि से जोड़े रखती है।