जॉर्जिया में व्यवसाय शुरू करने से पहले साक्ष्य अभिलेख तैयार करना

अभिलेख को वित्तीय वर्ष, दस्तावेज़ के प्रकार और क्रमिक दस्तावेज़ पहचान संख्या के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। प्राप्त और जारी किए गए चालान, कंपनी गठन के दस्तावेज़, कर चालान, सीमा-शुल्क दस्तावेज़, अनुबंध, भुगतान रिकॉर्ड और संशोधन अलग-अलग रखे जाते हैं ताकि उन्हें आसानी से ढूँढ़ा जा सके। प्राप्त डिजिटल मूल प्रति में बदलाव नहीं किया जाता, जबकि कार्य प्रतियाँ और पाठ-पहचान डेटा अलग रखे जाते हैं। कागज़ी मूल दस्तावेज़ों को उनकी डिजिटल छवि वाली ही पहचान संख्या दी जाती है और उनके भंडारण स्थान का दस्तावेज़ीकरण किया जाता है। मेटाडेटा में कम-से-कम दस्तावेज़ की तारीख, सेवा की तारीख, कारोबारी भागीदार, कर पहचान संबंधी विवरण, राशि, मुद्रा, कर-व्यवहार, लागत केंद्र और लेखांकन संदर्भ शामिल होते हैं। संशोधन मूल दस्तावेज़ की जगह नहीं लेते; इसके बजाय, उन्हें कारण, तारीख और संदर्भ सहित नए संस्करण के रूप में जोड़ा जाता है। भूमिका-आधारित अनुमतियों से पढ़ने, संपादित करने, अनुमोदन करने और हटाने के अधिकार केवल उन लोगों तक सीमित रहते हैं जिन्हें उनकी आवश्यकता है। नियमित बैकअप सक्रिय प्रणाली से अलग रखे जाते हैं और पुनर्स्थापन परीक्षणों के माध्यम से जाँचे जाते हैं। दस्तावेज़ फ़ाइलों और मेटाडेटा को खुले, सुपाठ्य प्रारूपों में पूरी तरह निर्यात करने की सुविधा सॉफ़्टवेयर या सेवा प्रदाता बदलने पर पता लगाने की क्षमता सुरक्षित रखती है। लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग के दस्तावेज़ आम तौर पर रिपोर्टिंग अवधि समाप्त होने के बाद छह साल तक रखे जाते हैं, जब तक कि कोई विशेष नियम इससे अधिक अवधि तक रखने की माँग न करे।