व्यवसाय शुरू करने से पहले दस्तावेज़ सत्यापन स्थापित करना

औपचारिक समीक्षा की शुरुआत पठनीयता, सभी पृष्ठों की पूर्णता और एक विशिष्ट दस्तावेज़ संख्या की जाँच से होती है। जारीकर्ता, प्राप्तकर्ता, पता और कर पहचान संबंधी विवरण वास्तविक व्यावसायिक लेन-देन से मेल खाने चाहिए। दस्तावेज़ की तारीख, सेवा की तारीख, सेवा का विवरण, मुद्रा, कर-पूर्व राशि, वैट और कर-सहित कुल राशि की पूर्णता तथा गणितीय संगति जाँची जाती है। विदेशी मुद्रा के मामले में इस्तेमाल की गई विनिमय दर और रूपांतरण दर्ज किए जाते हैं। वास्तविक जाँच में पुष्टि की जाती है कि वस्तुएँ या सेवाएँ वास्तव में प्राप्त हुई थीं और वे अनुबंध, ऑर्डर या स्वीकृति अभिलेख से मेल खाती हैं। व्यावसायिक उद्देश्य, लागत केंद्र, भुगतान विधि और ज़िम्मेदार अनुमोदन को दस्तावेज़ से जोड़ा जाता है। संभावित इनपुट वैट कटौती के लिए आपूर्तिकर्ता की वैट स्थिति, उपयुक्त कर चालान, चालान का प्राप्तकर्ता और कटौती के पात्र करयोग्य आपूर्तियों में उसका उपयोग अलग से जाँचना आवश्यक है। अनुमोदन से पहले दोहराई गई दस्तावेज़ संख्याओं, समान राशियों या भुगतान के बार-बार किए गए अनुरोधों की जाँच की जाती है। गलत या अधूरे दस्तावेज़ों को अवरुद्ध चिह्नित किया जाता है और उनका आगे प्रसंस्करण केवल दस्तावेज़ित पूरक जानकारी या सुधार के बाद किया जाता है। समीक्षा, आपत्ति, सुधार और अनुमोदन को, तारीखों और उन्हें संभालने वाले लोगों के नामों सहित, अपरिवर्तनीय ऑडिट ट्रेल में सुरक्षित रखा जाता है।