जॉर्जिया में व्यवसाय शुरू करने से पहले बहीखाता अभिगम अधिकारों की योजना

हर व्यक्ति का अपना उपयोगकर्ता खाता होना चाहिए, ताकि उसकी गतिविधियों का स्पष्ट रूप से पता लगाया जा सके। साझा लॉगिन विवरणों से निगरानी कठिन हो जाती है, इसलिए उनसे बचना चाहिए। भूमिका प्रबंधन में पढ़ने की पहुँच, प्रविष्टि करना, सुधार करना, अनुमोदन, मास्टर डेटा का रखरखाव, भुगतान डेटा तक पहुँच और निर्यात—इन सबके अधिकार अलग-अलग सौंपे जा सकने चाहिए। जो कर्मचारी केवल रसीदें अपलोड करते हैं, उन्हें खातों, रिपोर्टों या कर डेटा तक असीमित पहुँच की आवश्यकता नहीं होती। बाहरी लेखाकार की पहुँच सहमत कार्यों और संबंधित कंपनियों तक सीमित होनी चाहिए। खातों के चार्ट, कर वर्गीकरण, शुरुआती शेष और बंद अवधियों में महत्वपूर्ण बदलावों के लिए अतिरिक्त अनुमोदन आवश्यक हो सकता है। ऑडिट लॉग में हर महत्वपूर्ण बदलाव के उपयोगकर्ता, समय और विवरण दर्ज होने चाहिए। व्यक्तिगत मुख्य खातों को साझा करने के बजाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर और जॉर्जिया की राजस्व सेवा की सेवाओं के लिए अलग-अलग अनुमतियाँ प्रबंधित की जानी चाहिए। व्यापक अनुमतियों वाले खातों के लिए बहु-कारक प्रमाणीकरण और सुरक्षित खाता-पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाएँ विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं। किसी व्यक्ति के जाने, सेवा प्रदाता बदलने या सलाहकार के साथ काम समाप्त होने पर उसकी पहुँच तुरंत रद्द की जानी चाहिए और शेष अनुमतियों की समीक्षा की जानी चाहिए।