जॉर्जिया में व्यवसाय शुरू करने से पहले बहीखाते के लिए डेटा बैकअप की योजना बनाना

बैकअप के दायरे में लेन-देन का डेटा, खातों की सूची, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं का मास्टर डेटा, लंबित मदें, चालान, सहायक दस्तावेज़ और बदलावों के लॉग शामिल होने चाहिए। केवल उसी सिस्टम के भीतर रखा गया बैकअप पर्याप्त नहीं है, क्योंकि सेवा में रुकावट, उपयोगकर्ता की गलती या प्रदाता तक सीमित पहुँच होने पर वह प्रति भी प्रभावित हो सकती है। इसलिए, कम से कम एक मौजूदा बैकअप को चालू बहीखाता प्रणाली से अलग रखा जाना चाहिए। बैकअप का अंतराल और उसे रखने की अवधि डेटा की मात्रा, लेन-देन की आवृत्ति और उस डेटा की मात्रा पर निर्भर करती है जिसका खोना स्वीकार्य हो सकता है। अलग-अलग समय के कई बैकअप रखने से किसी अनदेखी त्रुटि के कारण सभी उपलब्ध प्रतियाँ तुरंत बदल जाने से बचाव होता है। गोपनीय बहीखाता डेटा को संग्रहित और प्रेषित करते समय पर्याप्त सुरक्षा दी जानी चाहिए। बैकअप तक पहुँच केवल अधिकृत व्यक्तियों तक सीमित होनी चाहिए और उसका लॉग रखा जाना चाहिए। डेटा-पुनर्प्राप्ति परीक्षण से यह साबित होना चाहिए कि लेन-देन, दस्तावेज़ों के लिंक और रिपोर्ट वास्तव में फिर से उपयोग किए जा सकते हैं। प्रदाता द्वारा प्रबंधित बैकअप, आपके अपने बैकअप और निर्यात किए जा सकने वाले डेटा के उद्देश्य अलग-अलग हैं; इन्हें एक-दूसरे के समान नहीं समझना चाहिए। जॉर्जिया में कर उद्देश्यों के लिए जिन अभिलेखों को सुरक्षित रखना आवश्यक है, उनके लिए यह भी सुनिश्चित करें कि वे सामान्यतः संबंधित रिपोर्टिंग अवधि समाप्त होने के बाद छह वर्षों तक उपलब्ध और पठनीय रहें, जब तक कि कोई विशेष लंबी अवधि लागू न हो।