जॉर्जिया में व्यवसाय शुरू करने से पहले डिजिटल सहायक दस्तावेज़ों के प्रारूप चुनना

ऐसे प्रारूप चालानों और अन्य दृश्य दस्तावेज़ों के लिए उपयुक्त हैं जो सामग्री, पृष्ठ क्रम और स्वरूप को भरोसेमंद ढंग से सुरक्षित रखते हैं। संरचित चालान या निर्यात डेटा भी संग्रहीत किया जा सकता है, लेकिन इससे आधिकारिक मूल सहायक दस्तावेज़ अपने-आप प्रतिस्थापित नहीं होता। काग़ज़ी दस्तावेज़ों को पूरा, सीधा और पर्याप्त रिज़ॉल्यूशन में डिजिटाइज़ किया जाता है; पीछे के पृष्ठ और संलग्नक उसी दस्तावेज़ क्रम का हिस्सा होते हैं। टेक्स्ट पहचान से खोज आसान होती है, लेकिन इससे दिखाई देने वाली मूल सामग्री पर बदलाव नहीं होना चाहिए। फ़ाइल नाम और मेटाडेटा में कम-से-कम एक विशिष्ट दस्तावेज़ पहचानकर्ता, तारीख़, जारीकर्ता या प्राप्तकर्ता और दस्तावेज़ का प्रकार शामिल होता है। फ़ाइल को अनुबंध, ऑर्डर, भुगतान के प्रमाण, कर डेटा, लागत केंद्र और लेखांकन प्रविष्टि से जोड़ा जाता है। बदलाव, सुधार और नए संस्करण अलग-अलग संग्रहीत किए जाते हैं और बदलाव लॉग के ज़रिए आपस में जोड़े जाते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह में भूमिका-आधारित पहुँच अधिकार, नियमित बैकअप और जाँची हुई पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया आवश्यक है। डेटा निर्यात में दस्तावेज़ फ़ाइलें और मेटाडेटा खुले, पढ़ने योग्य प्रारूपों में उपलब्ध होने चाहिए, ताकि सेवा प्रदाता बदलने पर भी पता लगाने की क्षमता बाधित न हो। इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग के दस्तावेज़ आम तौर पर रिपोर्टिंग अवधि समाप्त होने के बाद छह साल तक रखे जाते हैं, जब तक कि कोई विशेष नियम इससे लंबी अवधि के लिए दस्तावेज़ रखने की माँग न करे।